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Gestión de Lotes

¿Qué son los Lotes?​

Los Lotes son grupos de productos que llegaron juntos y tienen información común como fecha de vencimiento, proveedor o número de lote. Son especialmente importantes para productos perecederos como alimentos, medicamentos o cosméticos.

¿Para qué sirven?​

  • ✅ Controlar fechas de vencimiento
  • ✅ Rastrear productos por lote
  • ✅ Recibir alertas de productos por vencer
  • ✅ Implementar método PEPS (Primero que Entra, Primero que Sale)
  • ✅ Cumplir con regulaciones sanitarias

¿Cómo entrar a Lotes?​

  1. Inicia sesión en CloudSuite Pro
  2. En el menú lateral, busca "Inventario"
  3. Haz clic en "Lotes"
  4. ¡Listo! Verás todos los lotes registrados

Estados de Lotes​

Cada lote puede tener uno de estos estados:

  • 🟢 ACTIVO: Lote disponible para venta
  • 🟡 RESERVADO: Lote apartado para un pedido específico
  • ⚫ AGOTADO: No quedan unidades de este lote
  • 🔴 VENCIDO: Pasó la fecha de vencimiento
  • ⚠️ BLOQUEADO: Lote con problemas, no se puede vender

Crear un Lote Nuevo​

Paso a Paso​

  1. Haz clic en el botón "+ Nuevo Lote" (esquina superior derecha)

  2. Información del Lote:

    • Número de Lote: Código único del lote (Ej: "LOTE-2024-001", puede venir del proveedor)
    • Producto: Selecciona el producto
    • Almacén: Dónde se guardará
    • Cantidad: Cuántas unidades tiene el lote
    • Fecha de Vencimiento: ⚠️ Muy importante para productos perecederos
    • Costo Unitario: Lo que te costó cada unidad
    • Proveedor: De dónde viene (opcional pero recomendado)

  3. Haz clic en "Guardar" ✅

El sistema calcula automáticamente:

  • Valor Total: Cantidad × Costo Unitario
  • Días para Vencer: Cuántos días faltan para la fecha de vencimiento

Alertas de Vencimiento​

El sistema te alertará automáticamente:

  • 🟡 30 días o menos: Advertencia amarilla
  • 🔴 7 días o menos: Alerta roja
  • ⚫ Vencido: Lote marcado como VENCIDO

💡 Consejo: Revisa diariamente los lotes próximos a vencer para hacer promociones o devoluciones.

Editar un Lote​

  1. En la lista de lotes, encuentra el que quieres modificar
  2. Haz clic en el icono de lápiz (✏️) o botón "Editar"
  3. Puedes modificar:
    • Cantidad actual
    • Estado del lote
    • Costo (si detectaste un error)
  4. Haz clic en "Guardar cambios" ✅

⚠️ Nota: No puedes cambiar el producto ni el número de lote una vez creado.

Filtrar Lotes​

Usa los filtros disponibles para encontrar lo que necesitas:

  • Por Estado: Activo, Reservado, Agotado, Vencido, Bloqueado
  • Por Disponibilidad de Stock: Con stock o sin stock
  • Por Producto: Ver todos los lotes de un producto específico
  • Por Almacén: Lotes de un almacén en particular

Ver Movimientos de un Lote​

Para saber qué pasó con un lote:

  1. Haz clic en el lote que quieres revisar
  2. Ve a la pestaña "Movimientos" o "Historial"
  3. Verás todas las entradas y salidas:
    • Ventas
    • Devoluciones
    • Ajustes
    • Transferencias

Bloquear un Lote​

Si un lote tiene problemas (calidad, contaminación, recall):

  1. Edita el lote
  2. Cambia el estado a ⚠️ BLOQUEADO
  3. Agrega una nota explicando por qué
  4. El lote no podrá venderse automáticamente

💡 Importante: Bloquea inmediatamente cualquier lote con problemas de calidad.

Exportar Lotes​

  1. Haz clic en "Exportar" (esquina superior derecha)
  2. Elige el formato:
    • 📄 PDF: Para imprimir o auditorías
    • 📊 Excel: Para análisis detallado
  3. Se descargará la lista con todos los detalles

Ejemplos Prácticos​

Ejemplo 1: Farmacia - Medicamento​

Situación: Llega un pedido de medicamento del proveedor.

Registro:

  • Número de Lote: "MED-2024-089" (viene en la caja)
  • Producto: "Ibuprofeno 400mg"
  • Cantidad: 500 unidades
  • Fecha de Vencimiento: 31/12/2025
  • Costo Unitario: $5.00
  • Almacén: "Bodega Principal"

El sistema te alertará:

  • A partir del 01/12/2025 (30 días antes)

Ejemplo 2: Supermercado - Lácteos​

Situación: Recibes leche fresca cada semana.

Registro:

  • Número de Lote: "LECHE-LALA-15012024"
  • Producto: "Leche Entera 1L"
  • Cantidad: 100 unidades
  • Fecha de Vencimiento: 28/01/2024 (14 días)
  • Costo Unitario: $20.00
  • Proveedor: "Lácteos Lala"

Acción: Vende este lote antes que los más nuevos (PEPS).

Ejemplo 3: Restaurante - Problema de Calidad​

Situación: Detectas que un lote de carne tiene mal olor.

Acción:

  1. Edita el lote
  2. Cambia estado a ⚠️ BLOQUEADO
  3. Nota: "Olor extraño detectado el 15/01/2024"
  4. Contacta al proveedor para devolución
  5. No se podrá usar en platillos

Consejos Importantes​

✅ Mejores Prácticas​

  1. Registra lotes al recibir mercancía: No esperes días
  2. Usa el número de lote del proveedor: Facilita rastreo y devoluciones
  3. Revisa vencimientos diariamente: Programa esta tarea
  4. Aplica PEPS: Vende primero lo que vence primero
  5. Documenta bloqueos: Siempre explica por qué bloqueaste un lote
  6. Haz inventario físico: Compara lo que dice el sistema vs lo que realmente hay

⚠️ Errores Comunes​

  1. No registrar fechas de vencimiento: Perderás dinero en producto vencido
  2. Mezclar lotes: Cada lote es independiente
  3. No revisar alertas: Los productos se vencerán sin que te des cuenta
  4. Eliminar lotes históricos: Necesitas el historial para auditorías
  5. No aplicar PEPS: Venderás lo nuevo primero y lo viejo se vencerá

Problemas Comunes​

No puedo vender un producto que tengo en stock​

Causa: El lote puede estar VENCIDO, BLOQUEADO o AGOTADO.

Solución:

  1. Ve a "Lotes"
  2. Filtra por ese producto
  3. Revisa el estado de los lotes
  4. Si están vencidos, créalos como pérdida
  5. Si hay un lote activo, verifica la cantidad

La alerta de vencimiento no aparece​

Causa: No configuraste fecha de vencimiento al crear el lote.

Solución:

  • Edita el lote y agrega la fecha de vencimiento
  • La alerta aparecerá automáticamente

Tengo lotes vencidos, ¿qué hago?​

Opciones:

  1. Registrar como pérdida:

    • Ve a "Movimientos"
    • Crea movimiento tipo "Pérdida" o "Merma"
    • Selecciona el lote vencido
    • Justifica: "Producto vencido"

  2. Devolver al proveedor:

    • Si aplica según tu acuerdo
    • Registra movimiento de "Devolución"

  3. Mantener el registro:

    • Para auditorías
    • El lote queda como VENCIDO

¿Cómo sé qué lote se vendió?​

Solución:

  1. El sistema vende automáticamente del lote más antiguo (PEPS)
  2. Ve a "Movimientos de Inventario"
  3. Filtra por el producto
  4. Verás qué lote se usó en cada venta

Un lote tiene menos de lo que registré​

Causas posibles:

  • Merma o daño de producto
  • Error al contar
  • Robo

Solución:

  1. Haz inventario físico
  2. Cuenta exactamente cuánto hay
  3. Edita el lote y ajusta la cantidad
  4. Registra un movimiento de "Ajuste" explicando el motivo

Preguntas Frecuentes​

¿Todos los productos necesitan lotes?​

No, solo productos que tienen:

  • Fecha de vencimiento
  • Número de lote del proveedor
  • Necesidad de rastreo (medicamentos, alimentos)

Productos como ropa, electrónicos o herramientas generalmente no necesitan lotes.

¿Puedo tener varios lotes del mismo producto?​

Sí, es lo normal. Cada vez que recibes mercancía, creas un nuevo lote. Puedes tener 10 lotes diferentes de "Leche 1L" con distintas fechas de vencimiento.

¿El sistema vende automáticamente del lote correcto?​

Sí, el sistema aplica PEPS (Primero que Entra, Primero que Sale). Vende primero del lote más antiguo o que vence primero.

¿Qué es el método PEPS?​

PEPS = Primero que Entra, Primero que Sale (FIFO en inglés)

Significa que vendes primero los productos que llegaron primero o que vencen primero. Así evitas que se venzan.

Ejemplo:

  • Lote A: Vence 01/02/2024
  • Lote B: Vence 15/02/2024

El sistema venderá primero del Lote A.

¿Puedo cambiar manualmente qué lote usar en una venta?​

Generalmente no, el sistema usa PEPS automáticamente. Pero algunos planes permiten selección manual de lote (consulta tu plan).

¿Cómo hago promociones con productos por vencer?​

  1. Identifica lotes que vencen en 7-15 días
  2. Ve a "Productos" y edita el precio
  3. O crea una promoción temporal
  4. Vende todo ese lote antes del vencimiento

¿Qué pasa si un lote se agota?​

El sistema cambia automáticamente el estado a ⚫ AGOTADO. Si hay otros lotes activos del mismo producto, las ventas continúan con el siguiente lote.

¿Debo eliminar lotes antiguos?​

No, mantenlos para:

  • Auditorías
  • Historial
  • Reportes
  • Trazabilidad

Los lotes viejos no afectan el rendimiento del sistema.

¿Cómo preparo mi negocio para auditorías de lotes?​

  1. Registra todos los lotes al recibirlos
  2. Usa siempre el número de lote del proveedor
  3. Mantén facturas de compra asociadas
  4. Exporta reportes mensualmente
  5. Documenta cualquier pérdida o merma
  6. Haz inventarios físicos regularmente