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Órdenes de Compra

¿Qué son las Órdenes de Compra?​

Las Órdenes de Compra son documentos que envías a tus proveedores para solicitar productos. Es como una lista oficial de lo que necesitas comprar, cuánto cuesta, y cuándo lo necesitas.

¿Para qué sirven?​

  • ✅ Organizar tus compras: Tener un registro de todo lo que pides
  • ✅ Control de costos: Saber cuánto gastarás antes de comprar
  • ✅ Comunicación formal: El proveedor sabe exactamente qué enviar
  • ✅ Seguimiento: Ver qué órdenes están pendientes o recibidas
  • ✅ Control de inventario: Cuando recibes productos, se actualiza automáticamente tu stock
  • ✅ Cumplimiento fiscal (RD): Registrar NCF de compras para reportes DGII

¿Cómo funciona el proceso?​

1. Crear Orden → 2. Enviar a Proveedor → 3. Recibir Productos → 4. Actualiza Inventario
   (Borrador)        (Enviada)              (Recibida)           (Stock aumenta)

El ciclo completo:​

  1. Crear Borrador: Preparas la orden con los productos que necesitas
  2. Enviar: Le envías la orden al proveedor (por email automáticamente)
  3. Confirmar: El proveedor confirma que te enviará los productos
  4. Recibir: Cuando llegan los productos, registras la recepción
  5. Inventario actualizado: CloudSuite Pro aumenta automáticamente tu stock

Estados de una Orden de Compra​

Estado¿Qué significa?Color
🟤 BorradorAún está en preparación, no se ha enviadoGris
🔵 EnviadaYa la enviaste al proveedor, esperando confirmaciónAzul
🟣 ConfirmadaEl proveedor confirmó que enviará los productosMorado
🟡 ParcialRecibiste algunos productos, pero faltan otrosAmarillo
🟢 RecibidaRecibiste todos los productos completamenteVerde
🔴 CanceladaLa orden fue cancelada y no se procesaráRojo

Submódulos disponibles​

📋 Listado de Órdenes​

Consulta todas tus órdenes de compra, filtra por estado o proveedor, y exporta reportes.

Ver documentación →

➕ Crear Orden​

Crea nuevas órdenes de compra para tus proveedores con todos los productos que necesitas.

Ver documentación →

📦 Recibir Orden​

Registra la recepción de productos cuando te lleguen del proveedor. Actualiza automáticamente tu inventario.

Ver documentación →

Conceptos importantes​

Orden de Compra vs. Compra​

  • Orden de Compra: El documento que creas ANTES de comprar (tu solicitud)
  • Compra: El registro DESPUÉS de recibir los productos (lo que realmente te llegó)

NCF en Compras (República Dominicana)​

  • Cuando recibes productos de un proveedor formal, debes registrar el NCF que ellos te dieron
  • Ese NCF lo usarás en tus reportes 608 para la DGII
  • CloudSuite Pro te lo pedirá automáticamente si tu proveedor es "Formal"

Recepción Parcial​

  • Puedes recibir productos de una orden en varias veces
  • Ejemplo: Pediste 100 unidades, te llegaron 60 hoy → Registras 60 como recibidas
  • La orden queda en estado "Parcial" hasta que recibas todo

Lotes y Fechas de Vencimiento​

  • Al recibir productos, puedes asignarles un número de lote
  • Si son productos perecederos (alimentos, medicinas), registra la fecha de vencimiento
  • Útil para control de calidad y rotación FIFO

Permisos necesarios​

Para trabajar con órdenes de compra, necesitas estos permisos:

  • Ver Órdenes: Consultar y ver detalles de órdenes de compra
  • Crear Órdenes: Crear nuevas órdenes de compra
  • Editar Órdenes: Modificar órdenes en borrador
  • Eliminar Órdenes: Eliminar órdenes en borrador o enviadas
  • Exportar: Descargar reportes de órdenes de compra

Nota: Solo un administrador puede asignar estos permisos desde el módulo de Usuarios y Roles.

Integración con otros módulos​

Las Órdenes de Compra se conectan con:

  • 📦 Inventario: Al recibir productos, se crea un movimiento de entrada automático
  • 👥 Proveedores: Seleccionas de tu lista de proveedores activos
  • 📦 Productos: Escoges los productos que ya tienes registrados
  • 🏬 Almacenes: Los productos recibidos van al almacén que especifiques
  • 📄 NCF (RD): Registras NCF de facturas de proveedores para reportes DGII

Preguntas Frecuentes​

¿Puedo crear una orden de compra sin enviarla al proveedor?​

Sí, puedes dejarla en estado "Borrador" y enviarla cuando estés listo. Es útil para planificar compras futuras.

¿Qué pasa si el proveedor no tiene email?​

No es obligatorio enviar por email. Puedes:

  1. Crear la orden en CloudSuite Pro
  2. Imprimirla (botón Imprimir)
  3. Dársela físicamente o por WhatsApp

¿Puedo recibir productos sin orden de compra?​

Sí, puedes crear un Movimiento de Entrada directo en el módulo de Inventario. Las órdenes de compra son opcionales pero recomendadas para mayor control.

¿Qué pasa si recibo productos dañados o incorrectos?​

Al recibir, solo registra las cantidades correctas. Ejemplo:

  • Pediste: 100 unidades
  • Te llegaron: 90 bien, 10 dañadas
  • Registras: 90 recibidas

Luego coordinas con el proveedor el reenvío de las 10 faltantes.

¿Puedo cambiar una orden después de enviarla?​

Depende del estado:

  • Borrador: Sí, puedes editar todo
  • Enviada: No, pero puedes cancelarla y crear una nueva
  • Recibida: No se puede modificar

Consejo: Revisa bien antes de enviar.

¿Cómo cancelo una orden que ya no necesito?​

No hay botón específico de cancelar (pendiente de implementación). Por ahora:

  1. Si es borrador: Elimínala
  2. Si ya la enviaste: Coordina con el proveedor y crea una nota interna en "Notas"

¿Los costos en la orden afectan el precio de venta?​

No directamente. Los costos en las órdenes son de referencia. El costo real de inventario se actualiza cuando recibes los productos.

¿Puedo tener varias órdenes del mismo proveedor?​

Sí, sin límite. Cada orden es independiente con su propio número (OC-0001, OC-0002, etc.).

¿Qué es el almacén destino?​

Es a qué almacén físico llegarán los productos cuando los recibas. Si tienes varias sucursales, especifica cuál.

¿Puedo usar códigos de barras al recibir?​

Por ahora no está implementado, pero es una funcionalidad planeada para futuras versiones.

Consejos importantes​

✅ Mejores Prácticas​

  1. Siempre crea órdenes de compra:

    • Aunque sea rápido hacer el pedido por teléfono
    • Te ayuda a tener control y trazabilidad

  2. Revisa antes de enviar:

    • Verifica cantidades, costos y proveedor
    • Una vez enviada, no puedes editarla

  3. Registra recepción inmediatamente:

    • Cuando lleguen productos, regístralos ese mismo día
    • Tu inventario estará siempre actualizado

  4. Guarda el NCF del proveedor (RD):

    • Si tu proveedor es formal, pide el NCF siempre
    • Lo necesitarás para tu reporte 608 de la DGII

  5. Usa notas para detalles:

    • Especificaciones especiales del pedido
    • Instrucciones de entrega
    • Acuerdos de pago

⚠️ Errores Comunes​

  1. Olvidar seleccionar almacén:

    • Los productos no se registrarán correctamente
    • Siempre especifica el almacén destino

  2. No registrar recepciones:

    • Creas la orden pero no la recibes en el sistema
    • Tu inventario no se actualiza

  3. Recibir sin verificar:

    • Registras todo como recibido sin contar físicamente
    • Después encuentras faltantes o daños

  4. Crear órdenes de productos inexistentes:

    • Primero crea el producto en el módulo de Inventario
    • Luego úsalo en tus órdenes de compra

  5. Confundir proveedor:

    • Revisar bien antes de enviar
    • Puede causar confusión logística

Próximos Pasos​

  1. Aprende a consultar tus órdenes: Listado de Órdenes →
  2. Crea tu primera orden: Crear Orden →
  3. Recibe productos: Recibir Orden →

¿Listo para empezar? ¡Vamos a la primera sección!