🚚 Proveedores
¿Qué son los Proveedores?
Los Proveedores son las empresas o personas que te suministran productos para tu inventario. Este módulo te permite gestionar toda la información de tus proveedores: datos de contacto, condiciones de pago, tipo fiscal y el historial de lotes que te han suministrado.
¿Para qué sirve?
- 📋 Organizar información: Mantén datos actualizados de cada proveedor
- 📞 Contacto rápido: Email, teléfono y dirección en un solo lugar
- 🏢 Tipo fiscal: Marca si es proveedor formal o informal (importante para NCF B11)
- 📦 Trazabilidad: Ve todos los lotes que has recibido de cada proveedor
- 💰 Condiciones de pago: Registra términos de pago (contado, 30 días, etc.)
- 📊 Estadísticas: Total de lotes recibidos y cantidades
Características Principales
1. 🏷️ Tipos de Proveedores
CloudSuite Pro distingue dos tipos fiscales:
Proveedor Formal ✅
- Empresa registrada con RNC
- Emite NCF en sus facturas
- Puedes usar esos NCF para crédito fiscal (Reporte 606/608)
Proveedor Informal (B11) ⚠️
- Persona o negocio sin RNC
- No emite comprobantes fiscales válidos
- Requiere generar NCF B11 (Régimen Especial de Tributación)
- Debe especificar razón de informalidad
Cuando compras a proveedores informales (colmados, vendedores ambulantes, pequeños productores), debes generar un NCF B11 para fines fiscales.
2. 📝 Información Completa
Para cada proveedor puedes registrar:
Identificación:
- Código único (ej: SUP-0001)
- Nombre o Razón Social
- RNC (opcional para informales)
- Tipo: Formal o Informal
Datos de Contacto:
- Email principal
- Teléfono
- Dirección física completa
Contacto Secundario:
- Nombre de contacto (ej: vendedor asignado)
- Teléfono del contacto
- Email del contacto
Información Comercial:
- Condiciones de pago (ej: "30 días", "Contado")
- Notas adicionales
3. 📦 Trazabilidad de Lotes
Cada proveedor muestra:
- Total de lotes recibidos
- Cantidad total de productos
- Lista detallada de lotes:
- Número de lote
- Cantidad recibida
- Fecha de recepción
- Fecha de vencimiento (si aplica)
Útil para:
- Identificar proveedor en caso de producto defectuoso
- Rastrear origen de lotes por vencer
- Evaluar confiabilidad del proveedor
4. ✅ Estados
Los proveedores pueden estar:
- Activos: Se pueden usar en órdenes de compra
- Inactivos: No disponibles para nuevas compras (pero se mantiene historial)
Submódulos Disponibles
📋 Listado de Proveedores
Consulta todos tus proveedores con búsqueda, filtros y estadísticas.
➕ Crear Proveedor
Registra un nuevo proveedor con toda su información.
🔍 Ver Detalles
Consulta información completa del proveedor y sus lotes suministrados.
✏️ Editar Proveedor
Actualiza información de proveedores existentes.
Conceptos Importantes
Código de Proveedor
Identificador único generado automáticamente:
SUP-0001
SUP-0002
SUP-0003
...
Es secuencial y no se puede repetir.
Proveedor Formal vs Informal
| Característica | Formal | Informal |
|---|---|---|
| Tiene RNC | ✅ Sí | ❌ No |
| Emite NCF | ✅ Sí | ❌ No |
| Crédito Fiscal | ✅ Sí (606/608) | ❌ No |
| Requiere B11 | ❌ No | ✅ Sí |
| Ejemplo | Distribuidora XYZ, S.R.L. | Colmado Don Juan |
NCF B11 (Régimen Especial)
Cuando compras a proveedor informal:
- Recibes productos sin NCF válido
- Debes generar NCF B11 en CloudSuite Pro
- Justifica la razón:
- Proveedor no está registrado
- Proveedor es pequeño productor
- Compra a persona física
- Etc.
La DGII requiere NCF B11 para compras a proveedores informales. Si no lo generas, esas compras no son deducibles fiscalmente.
Condiciones de Pago
Términos acordados con el proveedor:
| Condición | Significado |
|---|---|
| Contado | Pagas al recibir productos |
| 15 días | Pagas 15 días después de recibir |
| 30 días | Pagas 30 días después de recibir |
| 60 días | Pagas 60 días después de recibir |
| Otro | Condiciones especiales |
Útil para:
- Planificar flujo de caja
- Recordar cuándo pagar
- Negociar mejores términos
Permisos Necesarios
Para trabajar con proveedores:
- SUPPLIERS.VIEW: Ver listado y detalles de proveedores
- SUPPLIERS.CREATE: Crear nuevos proveedores
- SUPPLIERS.EDIT: Modificar información de proveedores
- SUPPLIERS.DELETE: Eliminar o desactivar proveedores
- SUPPLIERS.EXPORT: Exportar listado a Excel/PDF
Solo administradores pueden asignar estos permisos desde el módulo de Usuarios y Roles.
Integración con Otros Módulos
🔗 Proveedores → Órdenes de Compra
Al crear orden de compra, seleccionas el proveedor. Sus datos se incluyen automáticamente.
🔗 Proveedores → Lotes
Al recibir orden de compra, el lote queda vinculado al proveedor. Trazabilidad completa.
🔗 Proveedores → NCF B11
Si es proveedor informal, al recibir productos puedes generar NCF B11 desde el módulo de NCF.
Flujo de Trabajo Típico
Registrar Nuevo Proveedor
- Va a Proveedores → Click "Nuevo Proveedor"
- Completa formulario:
- Nombre: Distribuidora ABC
- RNC: 123-45678-9
- Tipo: Formal
- Email: [email protected]
- Teléfono: 809-555-0100
- Condiciones de pago: 30 días
- Guardar
- Resultado: Proveedor SUP-0015 creado ✅
Comprar a Proveedor
- Crear Orden de Compra
- Seleccionar proveedor de la lista
- Agregar productos
- Enviar orden
- Recibir productos cuando lleguen
- Resultado: Lotes vinculados al proveedor ✅
Buscar Proveedor de un Lote Problemático
- Va a Inventario → Lotes
- Encuentra lote defectuoso: LOTE-2024-0045
- Ve que proveedor es: Distribuidora ABC (SUP-0015)
- Va a Proveedores → SUP-0015
- Ve todos los lotes de ese proveedor
- Acción: Contacta para reclamar devolución
Casos de Uso
Caso 1: Registrar distribuidora formal
Situación: Nueva distribuidora con RNC.
Datos:
- Nombre: Distribuidora XYZ, S.R.L.
- RNC: 101-12345-6
- Email: [email protected]
- Teléfono: 809-555-0200
- Pago: 30 días
Proceso:
- Click Nuevo Proveedor
- Completa datos
- Tipo: Formal ✅
- Guardar
Resultado: Proveedor listo para órdenes de compra.
Caso 2: Registrar colmado sin RNC
Situación: Compras ocasionales a colmado local.
Datos:
- Nombre: Colmado Don Juan
- Sin RNC
- Teléfono: 809-555-0300
- Dirección: Calle Principal #45
Proceso:
- Click Nuevo Proveedor
- Nombre: Colmado Don Juan
- Tipo: Informal ⚠️
- Razón: "Pequeño negocio sin registro"
- Guardar
Resultado: Proveedor registrado como informal (requerirá B11 en compras).
Caso 3: Actualizar contacto de proveedor
Situación: Proveedor cambió de vendedor asignado.
Proceso:
- Busca proveedor en listado
- Click ✏️ Editar
- Actualiza:
- Contacto: María González (nuevo)
- Tel contacto: 809-555-0400
- Email contacto: [email protected]
- Guardar
Resultado: Información de contacto actualizada.
Caso 4: Desactivar proveedor
Situación: Ya no compras a ese proveedor.
Proceso:
- Busca proveedor
- Click ✏️ Editar
- Desmarca Activo
- Guardar
Resultado: Proveedor inactivo (no aparece en nuevas órdenes, pero historial se mantiene).
Consejos y Mejores Prácticas
Registra email y teléfono siempre. Te ahorrará tiempo cuando necesites contactarlos.
Cada 6 meses, verifica que emails y teléfonos estén actualizados.
Marca correctamente los informales para generar NCF B11 y cumplir con DGII.
Negocia mejores términos con proveedores frecuentes. Más plazo = mejor flujo de caja.
No elimines proveedores con historial de compras. Mejor desactívalos para mantener trazabilidad.
Preguntas Frecuentes
P: ¿Puedo tener proveedores con el mismo nombre?
R: Sí, pero cada uno tendrá código único. Ej: SUP-0001 y SUP-0002.
P: ¿Qué pasa si no sé el RNC del proveedor?
R: Déjalo vacío y márcalo como Informal. Puedes actualizarlo después si lo obtienes.
P: ¿Puedo eliminar un proveedor?
R: Solo si no tiene lotes asociados. Si ya tiene compras, mejor desactívalo.
P: ¿Cómo sé si un proveedor es formal o informal?
R: Si te da factura con NCF válido → Formal. Si no → Informal.
P: ¿Todos los proveedores informales requieren B11?
R: Solo si quieres deducir fiscalmente esa compra. Si es gasto interno pequeño, no es obligatorio.
P: ¿Puedo cambiar un proveedor de Formal a Informal?
R: Sí, edítalo y cambia el tipo. Pero verifica que sea correcto fiscalmente.
P: ¿El código SUP- se puede personalizar?
R: No, es automático y secuencial. Mantiene consistencia.
Próximos Pasos
- Listado - Ver todos los proveedores
- Crear Proveedor - Registrar nuevo proveedor
- Ver Detalles - Consultar información completa
- Órdenes de Compra - Crear órdenes a proveedores