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❓ Preguntas Frecuentes (FAQ)

Encuentra respuestas rápidas a las preguntas más comunes sobre CloudSuite Pro.

📊 General​

¿Qué es CloudSuite Pro?​

CloudSuite Pro es un sistema integral de gestión empresarial (ERP) diseñado para pequeñas y medianas empresas. Incluye módulos para inventario, ventas, compras, contabilidad, facturación fiscal y reportes.

¿Necesito instalar algo en mi computadora?​

No. CloudSuite Pro es 100% basado en web. Solo necesitas un navegador moderno (Chrome, Firefox, Safari o Edge) y conexión a internet.

¿Puedo usar CloudSuite Pro en mi celular o tablet?​

Sí. La interfaz es responsiva y se adapta a dispositivos móviles, aunque algunas funciones se optimizan mejor en pantallas más grandes.

¿Qué navegadores son compatibles?​

  • Google Chrome (recomendado)
  • Mozilla Firefox
  • Microsoft Edge
  • Safari (Mac/iOS)

👤 Usuarios y Acceso​

¿Cómo recupero mi contraseña?​

  1. En la pantalla de login, haz clic en "¿Olvidaste tu contraseña?"
  2. Ingresa tu correo electrónico
  3. Recibirás un link para resetear tu contraseña
  4. El link expira en 1 hora

¿Cuántos usuarios puedo crear?​

Depende de tu plan de suscripción. Revisa tu plan en Configuración → Suscripción.

¿Puedo limitar lo que ven mis empleados?​

Sí. El sistema tiene un robusto sistema de Roles y Permisos. Puedes controlar exactamente qué módulos y funciones puede acceder cada usuario.

Ejemplo: Un cajero puede ver POS y Sesiones de Caja, pero no Reportes Financieros ni Configuración.

¿Cómo cambio mi contraseña?​

Ruta: Configuración → Mi Perfil → Cambiar Contraseña

📦 Inventario​

¿Cómo agrego inventario inicial?​

Hay dos formas:

  1. Mediante Compras: Crea una orden de compra y recíbela
  2. Movimiento Manual: Inventario → Movimientos → Crear Movimiento (tipo: Entrada por Ajuste)

¿Puedo tener el mismo producto en varios almacenes?​

Sí. El sistema gestiona inventario por almacén. Un producto puede tener diferentes cantidades en cada almacén.

¿Qué pasa si vendo un producto sin inventario?​

El sistema no te permitirá completar la venta si el inventario es insuficiente. Aparecerá un mensaje de error.

¿Cómo funcionan los lotes?​

Los lotes permiten rastrear mercancía por fecha de ingreso. El sistema usa FIFO (First In, First Out) automáticamente:

  • La mercancía que entró primero se vende primero
  • Permite trazabilidad completa
  • Útil para productos perecederos o con vencimiento

Mi inventario no cuadra, ¿qué hago?​

  1. Ve a Inventario → Reportes de Inventario → Valorización
  2. Compara contra tu conteo físico
  3. Si hay diferencia, crea un Movimiento de Ajuste (entrada o salida)

🛒 Ventas y Facturación​

¿Puedo editar o eliminar una factura?​

No puedes editar ni eliminar una factura ya emitida (es ilegal fiscalmente). Pero puedes:

  • Anular una factura: Genera una Nota de Crédito
  • Corregir un error: Emite una Nota de Débito o Crédito según corresponda

¿Cuál es la diferencia entre POS y Facturas?​

  • POS (Punto de Venta): Interfaz rápida para ventas, generalmente al contado, en mostrador
  • Facturas: Módulo completo de gestión de facturas, incluye búsqueda, reportes y exportación

Ambos generan facturas válidas con NCF.

¿Puedo dar descuentos?​

Sí. En el POS puedes aplicar descuentos:

  • Por porcentaje (10%, 20%, etc.)
  • Monto fijo ($500, $1,000, etc.)
  • Por producto individual o en el total

¿Cómo hago una cotización sin facturar?​

Actualmente el sistema no tiene módulo de cotizaciones separado. Puedes:

  • Crear la venta en POS sin completarla (dejarla en borrador)
  • Usar un documento externo para cotización
  • Contactar soporte si necesitas esta función

📄 NCF y Fiscalización (República Dominicana)​

¿Qué es un NCF?​

NCF significa Número de Comprobante Fiscal. Es un número único obligatorio que debe tener cada factura en República Dominicana, autorizado por la DGII.

¿Qué tipos de NCF existen?​

Los más comunes:

  • B01: Crédito Fiscal (clientes con RNC/Cédula válida)
  • B02: Consumidor Final (clientes sin RNC o ventas menores)
  • B04: Nota de Crédito (devoluciones y anulaciones)
  • B11: NCF de proveedor (compras que recibes)

¿Cómo obtengo rangos de NCF?​

  1. Solicitas los rangos en el portal de la DGII
  2. La DGII te aprueba rangos (ejemplo: del B0100000001 al B0100001000)
  3. Ingresas esos rangos en CloudSuite Pro (NCF → Secuencias)

Mi secuencia de NCF está por agotarse, ¿qué hago?​

  1. El sistema te alertará cuando queden menos de 50 números
  2. Solicita un nuevo rango a la DGII ANTES de que se agote
  3. Ingresa el nuevo rango en el sistema
  4. No puedes facturar sin NCF disponibles

¿Qué pasa si uso el NCF equivocado?​

  • B01 en lugar de B02: Debes anular con Nota de Crédito y emitir nueva factura
  • B02 en lugar de B01: El cliente puede aceptarla, pero no puede usarla como crédito fiscal

Mejor práctica: El sistema elige el NCF correcto automáticamente si tienes bien configurado el tipo de cliente.

¿Cómo genero los reportes 607 y 608?​

Ruta: NCF y Fiscalización → Reportes DGII

  1. Selecciona el mes y año
  2. Clic en "Generar Reporte 607" (ventas) o "608" (compras)
  3. Descarga el archivo TXT
  4. Súbelo al portal de la DGII

Plazo: Máximo el día 14 del mes siguiente.

💰 Caja y Pagos​

¿Tengo que abrir caja todos los días?​

Sí, si vas a recibir efectivo. Sin una sesión de caja abierta, no puedes procesar pagos en efectivo.

¿Puedo tener varias cajas abiertas al mismo tiempo?​

Sí, si tienes múltiples puntos de venta. Cada usuario puede tener su propia sesión de caja.

La caja no me cuadra, ¿qué hago?​

  1. Revisa el detalle de la sesión: todas las ventas y gastos
  2. Cuenta nuevamente el efectivo físico
  3. Si hay diferencia (sobrante o faltante), regístrala en el cierre
  4. Investiga la causa de la diferencia

¿Cómo registro gastos de caja chica?​

Ruta: Sesiones de Caja → Ver Sesión Activa → Registrar Gasto

Ejemplo: Compra de café para la oficina con efectivo de caja.

💳 Crédito y Cobranza​

¿Cómo doy crédito a un cliente?​

  1. Al crear el cliente, define:
    • Límite de Crédito: $100,000.00
    • Días de Crédito: 30 días
  2. Al vender, selecciona "Crédito" como método de pago
  3. El sistema crea automáticamente una Cuenta por Cobrar

¿Qué pasa si un cliente excede su límite de crédito?​

El sistema no te permitirá completar la venta. Aparecerá un mensaje:

"El cliente ha excedido su límite de crédito disponible"

Opciones:

  • Aumentar el límite del cliente
  • Pedir pago parcial
  • Requerir autorización especial (si tu rol lo permite)

¿Cómo veo qué clientes me deben?​

Ruta: Crédito y Cobranza → Cuentas por Cobrar

Verás:

  • Clientes con saldo pendiente
  • Monto total por cliente
  • Facturas vencidas (en rojo)
  • Días de atraso

¿Cómo registro un pago parcial?​

  1. Ve a Crédito y Cobranza → Cuentas por Cobrar
  2. Busca la factura
  3. Clic en "Registrar Pago"
  4. Ingresa el monto pagado (puede ser menor al total)
  5. El saldo pendiente se actualiza automáticamente

🧮 Contabilidad​

¿Tengo que contabilizar manualmente?​

No. CloudSuite Pro contabiliza automáticamente todas las transacciones:

  • Ventas → Ingresos, Cuentas por Cobrar, ITBIS
  • Compras → Inventario, Cuentas por Pagar
  • Pagos → Efectivo, Bancos
  • Gastos → Gastos del Período

¿Puedo crear asientos contables manuales?​

Sí. Ruta: Contabilidad → Asientos Contables → Crear Asiento

Útil para:

  • Ajustes de fin de mes
  • Depreciaciones
  • Provisiones
  • Correcciones

¿Cómo veo mi Balance General?​

Ruta: Contabilidad → Balance General

Puedes filtrar por fecha y ver:

  • Activos (Caja, Bancos, Inventario, Cuentas por Cobrar)
  • Pasivos (Cuentas por Pagar, ITBIS por pagar)
  • Patrimonio (Capital, Utilidades)

¿Qué es un asiento contable?​

Es el registro de una transacción en la contabilidad con partida doble:

  • Debe (cargo): Donde entra o aumenta algo
  • Haber (abono): Donde sale o disminuye algo

Ejemplo de una venta al contado:

Debe: Caja $10,000 (entra efectivo)
Haber: Ingresos $10,000 (se registra la venta)

📊 Reportes​

¿Qué reportes están disponibles?​

  • Dashboard: Resumen general del negocio
  • Inventario: Valorización, Stock bajo, Movimientos
  • Ventas: Por período, Por producto, Por cliente
  • Compras: Órdenes, Recepciones, Por proveedor
  • Contabilidad: Balance General, Estado de Resultados
  • NCF: Uso de secuencias, 607, 608
  • Crédito: Cuentas por cobrar, Antigüedad de saldos

¿Puedo exportar reportes a Excel?​

Sí. La mayoría de reportes tienen un botón "Exportar" que genera un archivo Excel (.xlsx) o CSV.

¿Los reportes son en tiempo real?​

Sí. Todos los reportes reflejan datos en tiempo real basados en las transacciones registradas.

🔧 Problemas Técnicos​

La página se queda cargando y no responde​

  1. Refresca la página (F5 o Ctrl+R)
  2. Limpia caché del navegador
  3. Intenta en modo incógnito
  4. Si persiste, contacta soporte técnico

Perdí cambios que estaba haciendo​

El sistema guarda automáticamente muchos datos, pero:

  • Completa siempre los formularios antes de cerrar
  • Si el navegador se cierra inesperadamente, los datos no guardados se pierden
  • Usa "Guardar" frecuentemente en formularios largos

¿Cómo reporto un error o bug?​

Contacta a soporte con:

  • Descripción del error
  • Pantalla donde ocurrió
  • Pasos para reproducirlo
  • Captura de pantalla (si es posible)

¿El sistema hace respaldos automáticos?​

Sí. El sistema hace respaldos automáticos diariamente. Los datos están seguros en la nube con redundancia.

📱 Soporte y Ayuda​

¿Cómo contacto soporte técnico?​

  • Email: [email protected]
  • Teléfono: (809) 555-XXXX
  • Horario: Lunes a Viernes, 8:00 AM - 6:00 PM

¿Hay capacitaciones disponibles?​

Sí. Ofrecemos:

  • Capacitación inicial: Incluida en la implementación
  • Capacitaciones adicionales: Por módulo o función específica
  • Webinars mensuales: Temas variados y nuevas funciones

¿Dónde encuentro más documentación?​

Esta documentación cubre todos los módulos del sistema. Navega por las secciones del menú lateral para aprender más sobre cada función.

¿No encontraste tu respuesta?

Consulta el Glosario de Términos o contacta a soporte técnico.