➕ Crear Gasto Menor

Registre gastos operativos del día a día de forma rápida con toda la información necesaria para aprobación.

Acceso

1. Vaya a Gastos Menores
2. Click en ➕ Nuevo Gasto
3. Complete el formulario

Formulario de Creación

1. Fecha del Gasto

• Campo: Input tipo fecha
• Por defecto: Hoy
• Formato: dd/mm/yyyy
• Ejemplo: 20/01/2024

2. Descripción

• Campo: Textarea (obligatorio)
• Mínimo: 10 caracteres
• Máximo: 500 caracteres

Ejemplos de buenas descripciones:

✅ "Combustible para vehículo ABC-123 - 10 galones en Shell Av. 27 de Febrero"

✅ "Peaje autopista Duarte (ida y vuelta) viaje a Santiago por reunión con cliente XYZ Corp"

✅ "Almuerzo reunión equipo ventas en Restaurant La Parrilla - 5 personas"

✅ "Útiles oficina: 2 resmas papel A4, 3 cartuchos tinta HP"

❌ Evite descripciones vagas: "gasto", "varios", "compra"

3. Categoría

Campo: Select dropdown (obligatorio)

Categoría	Cuándo Usar
⛽ Combustible	Gasolina, diésel
🛣️ Peajes	Autopistas
🍽️ Comidas	Almuerzos, cenas de trabajo
🚗 Transporte	Taxi, Uber, transporte público
📄 Útiles de Oficina	Papelería, tinta
🔧 Mantenimiento	Reparaciones menores
🅿️ Estacionamiento	Parqueos
💡 Servicios	Internet, luz, agua (menores)
📦 Otros	No clasificados

4. Monto

• Campo: Input numérico (obligatorio)
• Mínimo: > 0
• Formato: Sin símbolos, solo números
• Ejemplo: 1500 = RD$ 1,500.00

5. Monto Gravado (Opcional)

• Campo: Input numérico
• Cuándo usar: Si el gasto tiene ITBIS
• Ejemplo: 1500 (monto sin impuesto)

6. ITBIS (Opcional)

• Campo: Input numérico
• Cálculo: 18% del monto gravado
• Ejemplo: 270 (18% de 1,500)

Cálculo Automático

Si deja ITBIS vacío, el sistema puede calcularlo automáticamente si especifica monto gravado.

7. Beneficiario (Opcional)

• Campo: Input texto
• Descripción: Persona o empresa que recibió el pago
• Ejemplos:
  • "Shell Gas Station"
  • "Restaurant La Parrilla"
  • "Uber"
  • "Juan Pérez (Conductor)"

8. Cédula/RNC Beneficiario (Opcional)

• Campo: Input texto
• Cuándo usar: Si requiere NCF B13
• Formato: ###-#######-#
• Ejemplo: 001-1234567-8

9. Método de Pago

Campo: Select dropdown (obligatorio)

Método	Descripción
💵 Efectivo	Pago de caja chica
💳 Tarjeta	Tarjeta corporativa
🏦 Transferencia	Transferencia bancaria
📝 Cheque	Pago con cheque

10. Adjuntos (Recomendado)

• Campo: Upload de archivos
• Formatos: JPG, PNG, PDF
• Tamaño máximo: 5MB por archivo
• Múltiples: Sí, hasta 5 archivos

Qué adjuntar:

• Foto del recibo fiscal
• Factura con NCF
• Tickets de peaje
• Comprobantes de pago
• Cotizaciones (si aplica)

Fotos Claras

Tome fotos nítidas con buena iluminación. Asegúrese de que se lean todos los detalles.

11. Notas Adicionales (Opcional)

• Campo: Textarea
• Uso: Información extra relevante
• Ejemplos:

  "Aprobado verbalmente por Gerente General"
  
  "Gasto urgente por emergencia en vehículo"
  
  "Recibo sin NCF porque establecimiento no emite"

12. Cuenta Contable (Opcional)

• Campo: Select dropdown
• Cuándo: Si usa contabilidad integrada
• Ejemplo: "5101 - Gastos de Combustible"

13. Sucursal (Opcional)

• Campo: Select dropdown
• Por defecto: Su sucursal actual
• Ejemplo: "Santo Domingo"

Proceso de Creación

1. Complete todos los campos obligatorios
2. Adjunte recibos/comprobantes
3. Revise información
4. Click en "Guardar Gasto"
5. Sistema valida:
   • Monto > 0
   • Descripción mínimo 10 caracteres
   • Categoría seleccionada
   • Método de pago seleccionado
6. Sistema procesa:
   • Genera número: ME-00045
   • Estado inicial: PENDIENTE 🟡
   • Guarda adjuntos
7. Confirmación:

   ✅ Gasto ME-00045 registrado exitosamente
   Estado: Pendiente de aprobación

8. Redirige al listado

Validaciones

Campos Obligatorios

• ✅ Descripción (mínimo 10 caracteres)
• ✅ Categoría
• ✅ Monto (> 0)
• ✅ Método de pago

Validaciones de Monto

❌ Monto: -100      → Error: "Debe ser mayor que 0"
❌ Monto: 0         → Error: "Debe ser mayor que 0"
✅ Monto: 0.01      → Válido (RD$ 0.01)
✅ Monto: 1500      → Válido (RD$ 1,500.00)
✅ Monto: 1500.50   → Válido (RD$ 1,500.50)

Validación de Adjuntos

• Tamaño máximo por archivo: 5MB
• Formatos permitidos: JPG, JPEG, PNG, PDF
• Cantidad máxima: 5 archivos

Ejemplo Completo

Caso: Tanque de Gasolina

Situación: Conductor tanqueó vehículo de empresa

Formulario:

Fecha: 20/01/2024

Descripción:
"Combustible para vehículo ABC-123
Shell Estación Av. 27 de Febrero
10 galones Regular"

Categoría: ⛽ Combustible

Monto: 1500

Monto Gravado: 1271.19 (si aplica ITBIS)

ITBIS: 228.81 (18%)

Beneficiario: Shell Gas Station

RNC: 101-12345-6

Método de Pago: 💳 Tarjeta

Adjuntos: [recibo_shell.jpg]

Notas: "Tanque completo. Odómetro en 45,320 km"

Cuenta: 5101 - Gastos Combustible

Sucursal: Santo Domingo

Click "Guardar Gasto"

Resultado:

✅ Gasto ME-00045 registrado exitosamente
Número: ME-00045
Estado: 🟡 Pendiente de aprobación
Monto: RD$ 1,500.00

Mensajes del Sistema

Éxito

✅ Gasto ME-00045 registrado exitosamente
Estado: Pendiente de aprobación

Errores

Descripción Corta

❌ Error de validación
La descripción debe tener al menos 10 caracteres

Monto Inválido

❌ Error de validación
El monto debe ser mayor que 0

Archivo Muy Grande

❌ Error al subir archivo
El archivo excede el tamaño máximo de 5MB

Formato No Permitido

❌ Error al subir archivo
Formato no permitido. Use JPG, PNG o PDF

Consejos

Registro Inmediato

Registre gastos el mismo día. Evite acumulación y olvidos.

Fotos Inmediatas

Tome foto al recibo apenas lo reciba. Los recibos térmicos se borran con el tiempo.

Descripción Completa

Incluya: qué, dónde, cuándo, para qué. Facilita aprobación.

Gastos Personales

NUNCA registre gastos personales. Es fraude.

Casos Especiales

Gasto Sin Recibo

Problema: Peaje no da recibo

Solución:

1. Registre normalmente
2. Descripción detallada: "Peaje Autopista Duarte (ida: RD$120, vuelta: RD$120). No emiten recibo"
3. Notas: "Peaje gubernamental sin comprobante"
4. Tome foto del letrero del peaje si es posible

Gasto Mixto

Problema: Compra incluye varios items

Solución:

1. Use categoría más relevante o "Otros"
2. Descripción detallada de todos los items
3. Adjunte factura completa

Preguntas Frecuentes

P: ¿Puedo editar un gasto después de crearlo?
R: Sí, si está PENDIENTE. Una vez aprobado, no se puede editar.

P: ¿Cuánto tarda la aprobación?
R: Depende de su empresa. Típicamente 1-3 días hábiles.

P: ¿Puedo registrar gastos de hace 1 mes?
R: Técnicamente sí, pero verifique política de su empresa sobre límites de tiempo.

P: ¿Es obligatorio adjuntar recibo?
R: Altamente recomendado. Sin recibo es difícil aprobar.

P: ¿Qué pasa si me equivoco en el monto?
R: Si está pendiente, puede editarlo. Si ya está aprobado, contacte a contabilidad.

Próximos Pasos

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