Saltar al contenido principal

✅ Aprobar Gastos Menores

Aprenda el proceso de revisión y aprobación de gastos pendientes con todas las validaciones y controles necesarios.

¿Quién Puede Aprobar?​

  • Requisito: Permiso MINOR_EXPENSES.APPROVE
  • Roles típicos: Supervisores, Gerentes, Administradores

Acceso a Aprobación​

Opción 1: Desde el Listado​

  1. Vaya a Gastos Menores
  2. Filtre por Estado: Pendiente
  3. Click en ✅ Aprobar o ❌ Rechazar en cada gasto

Opción 2: Desde Detalles​

  1. Abra el gasto (click 👁️ Ver)
  2. En la página de detalles, use botones de aprobación

Proceso de Aprobación​

Revisión del Gasto​

Antes de aprobar, verifique:

1. ✅ Información Básica​

  • Descripción clara y detallada
  • Categoría correcta
  • Fecha razonable (no muy antigua)
  • Monto coherente con el gasto

2. ✅ Adjuntos​

  • Al menos 1 foto/documento
  • Recibo legible
  • NCF visible (si requiere deducción fiscal)
  • Fecha del recibo coincide con fecha del gasto

3. ✅ Beneficiario​

  • Nombre del proveedor/persona
  • RNC/Cédula si hay NCF

4. ✅ Monto​

  • Coincide con el recibo
  • No excede límites de política
  • ITBIS calculado correctamente (si aplica)

5. ✅ Método de Pago​

  • Coherente (efectivo para gastos pequeños, tarjeta para gasolinera)
  • Documentado correctamente

Aprobar Gasto​

Si todo está correcto:

  1. Click en ✅ Aprobar
  2. Diálogo de confirmación: 
    ¿Aprobar este gasto?

    Gasto: ME-00045
    Descripción: Combustible vehículo ABC-123
    Monto: RD$ 1,500.00

    Al aprobar:
    ✓ Se generará NCF B13 (si aplica)
    ✓ Se creará asiento contable
    ✓ El monto se registrará en caja chica
    ✓ El empleado será notificado

    [Cancelar]  [Confirmar Aprobación]
  3. Click "Confirmar Aprobación"
  4. Sistema procesa:
    • Cambia estado a APROBADO ✅
    • Genera NCF B13 si cumple requisitos
    • Crea asiento contable automático
    • Actualiza caja chica/cuenta bancaria
    • Registra quién aprobó y cuándo
  5. Confirmación: 
    ✅ Gasto ME-00045 aprobado exitosamente
    NCF B13 generado: E310000000789 (si aplica)
    Asiento contable creado

Rechazar Gasto​

Si no cumple requisitos:

  1. Click en ❌ Rechazar
  2. Diálogo de rechazo: 
    ¿Rechazar este gasto?

    Gasto: ME-00045
    Descripción: Combustible vehículo ABC-123
    Monto: RD$ 1,500.00

    Razón del rechazo (obligatorio):
    [Textarea]

    [Cancelar]  [Confirmar Rechazo]
  3. Escriba razón detallada: 
    Ejemplos:

    ✅ "Falta adjuntar recibo fiscal. Por favor suba foto del comprobante"

    ✅ "Categoría incorrecta. Este gasto debe ser 'Mantenimiento', no 'Combustible'"

    ✅ "Monto excede límite de RD$ 1,000 para esta categoría sin autorización previa"

    ✅ "Recibo ilegible. Por favor tome foto con mejor iluminación"

    ✅ "Falta RNC del beneficiario para generar NCF B13"
  4. Click "Confirmar Rechazo"
  5. Sistema procesa:
    • Cambia estado a RECHAZADO ❌
    • Guarda razón del rechazo
    • Notifica al empleado
    • Registra quién rechazó y cuándo
  6. Confirmación: 
    ❌ Gasto ME-00045 rechazado
    El empleado ha sido notificado y puede corregir el problema

Generación de NCF B13​

¿Cuándo se genera NCF?​

El sistema genera NCF B13 automáticamente al aprobar si:

  1. ✅ Gasto tiene monto gravado especificado
  2. ✅ Gasto tiene RNC/Cédula del beneficiario
  3. ✅ Hay secuencias B13 activas
  4. ✅ Configuración NCF está habilitada

Validación de NCF​

Al aprobar con NCF:

Validaciones del sistema:
├─ Beneficiario tiene RNC/Cédula: ✅ 101-12345-6
├─ Monto gravado especificado: ✅ RD$ 1,271.19
├─ ITBIS calculado: ✅ RD$ 228.81 (18%)
├─ Secuencia B13 activa: ✅ NCF-2024-B13-001
├─ Números disponibles: ✅ 456 restantes
└─ NCF no vencido: ✅ Válido hasta 31/12/2024

Resultado: ✅ NCF B13 generado: E310000000789

Gasto Sin NCF​

Si no cumple requisitos para NCF:

⚠️ Advertencia: Este gasto se aprobará sin NCF B13

Razones:
- Falta RNC/Cédula del beneficiario
- No se especificó monto gravado
- Gasto no requiere NCF (ej: peajes)

El gasto será aprobado pero NO será deducible fiscalmente.

¿Desea continuar?
[Cancelar]  [Aprobar sin NCF]

Aprobación por Lotes​

Para aprobar múltiples gastos rápidamente:

  1. Filtre: Estado = Pendiente
  2. Seleccione: Checkbox en cada gasto válido
  3. Click: Botón "Aprobar Seleccionados" (si está disponible)
  4. Confirme: Diálogo de aprobación masiva
  5. Resultado: Todos se aprueban simultáneamente
Precaución

Revise cada gasto individualmente antes de aprobar por lotes.

Validaciones del Sistema​

Al Aprobar​

  • ✅ Gasto está en estado PENDIENTE
  • ✅ Usuario tiene permiso APPROVE
  • ✅ Montos son válidos (> 0)
  • ✅ Si tiene NCF: RNC y monto gravado presentes
  • ✅ Adjuntos presentes (recomendado)

Al Rechazar​

  • ✅ Gasto está en estado PENDIENTE
  • ✅ Usuario tiene permiso APPROVE
  • ✅ Razón de rechazo proporcionada (mínimo 10 caracteres)

Límites y Políticas​

Límites Comunes por Categoría​

CategoríaLímite TípicoRequiere Aprobación Extra
CombustibleRD$ 2,000> RD$ 2,000 → Gerencia
ComidasRD$ 1,500> RD$ 1,500 → Gerencia
ÚtilesRD$ 1,000> RD$ 1,000 → Gerencia
OtrosRD$ 500> RD$ 500 → Gerencia
Configuración

Los límites son configurados por el administrador según política de la empresa.

Mensajes del Sistema​

Aprobación Exitosa​

✅ Gasto ME-00045 aprobado exitosamente
NCF B13 generado: E310000000789
Asiento contable: AC-2024-0156
Empleado notificado

Rechazo Exitoso​

❌ Gasto ME-00045 rechazado
Razón: Falta adjuntar recibo fiscal
Empleado notificado para corregir

Errores​

Sin Permiso​

❌ Acceso denegado
No tiene permiso para aprobar gastos
Contacte a su supervisor

Gasto Ya Procesado​

❌ Error al aprobar
Este gasto ya fue aprobado anteriormente

Error de NCF​

❌ Error al generar NCF B13
No hay secuencias B13 activas disponibles
El gasto no se aprobó. Contacte al administrador.

Casos de Uso​

Caso 1: Aprobación Estándar​

Situación: Gasto cumple todos requisitos

Gasto:

  • ME-00045
  • Combustible RD$ 1,500
  • Recibo adjunto con NCF
  • RNC del beneficiario presente

Proceso:

  1. Revisar detalles ✅ Todo correcto
  2. Click ✅ Aprobar
  3. Confirmar
  4. Resultado: Aprobado con NCF B13

Caso 2: Rechazo por Falta de Recibo​

Situación: Empleado no adjuntó comprobante

Gasto:

  • ME-00046
  • Almuerzo RD$ 800
  • Sin adjuntos

Proceso:

  1. Revisar detalles ❌ Falta recibo
  2. Click ❌ Rechazar
  3. Razón: "Falta adjuntar recibo del restaurant. Por favor suba foto del comprobante."
  4. Confirmar
  5. Resultado: Rechazado, empleado notificado

Caso 3: Aprobación Sin NCF​

Situación: Peaje sin comprobante fiscal

Gasto:

  • ME-00047
  • Peaje RD$ 240
  • Sin RNC (peajes no emiten NCF)

Proceso:

  1. Revisar detalles ✅ Es normal para peajes
  2. Click ✅ Aprobar
  3. Sistema advierte: "Se aprobará sin NCF B13"
  4. Confirmar "Aprobar sin NCF"
  5. Resultado: Aprobado sin NCF (gasto interno válido)

Consejos y Mejores Prácticas​

Revisión Diaria

Revise gastos pendientes diariamente para agilizar reembolsos.

Comunicación

Si rechaza, sea específico en la razón. Ayude al empleado a corregir.

Política Clara

Establezca y comunique:

  • Límites por categoría
  • Requisitos de documentación
  • Tiempo de aprobación esperado
Consistencia

Aplique las mismas reglas a todos. Evite favoritismos.

Preguntas Frecuentes​

P: ¿Puedo aprobar mis propios gastos?
R: No. Debe aprobar un supervisor diferente. Evita conflictos de interés.

P: ¿Puedo desaprobar un gasto ya aprobado?
R: No directamente. Contacte a contabilidad o administrador.

P: ¿El empleado es notificado automáticamente?
R: Depende de la configuración. Verifique con su administrador.

P: ¿Qué pasa con un gasto rechazado?
R: El empleado puede ver la razón, corregir el problema y crear un nuevo gasto.

P: ¿Puedo editar razón de rechazo después?
R: No. Asegúrese de ser claro desde el inicio.

Próximos Pasos​