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Configuración de Empresa

¿Qué es?​

Es donde configuras toda la información legal y fiscal de tu empresa que aparecerá en facturas, comprobantes fiscales y documentos oficiales.

¿Cómo Acceder?​

  1. Ve a Configuración (menú o perfil)
  2. Pestaña "Empresa"

Información que Puedes Configurar​

1. Nombre de la Empresa *​

Qué es: Razón social o nombre comercial legal de tu negocio.

Ejemplos:

Comercial El Sol SRL
Distribuidora García & Asociados
Supermercado La Familia
Ferretería Central EIRL

Características:

  • Campo obligatorio (*)
  • Aparece en todas las facturas
  • Debe ser el nombre legal registrado

Importante: Este nombre aparece en:

  • Facturas con NCF
  • Reportes a DGII
  • Documentos legales

2. RNC / Cédula *​

Qué es: Registro Nacional de Contribuyentes o Cédula de Identidad.

Formato:

  • RNC: 9 dígitos (ej: 123456789)
  • Cédula: 11 dígitos (ej: 40212345678)

Ejemplos válidos:

RNC: 130123456
Cédula: 40212345678

Ejemplos inválidos:

❌ 12345 (muy corto)
❌ 1234567890123 (muy largo)
❌ ABC123456 (tiene letras)

Validación del sistema:

  • Solo acepta números
  • Debe tener 9 u 11 dígitos
  • Sin guiones ni espacios

⚠️ IMPORTANTE:

  • Requerido para NCF y comprobantes fiscales
  • Debe coincidir con tu registro en DGII
  • Aparece en cada factura
  • Revisa bien antes de guardar

3. Email de Contacto​

Qué es: Correo electrónico principal de la empresa.

Ejemplos:

[email protected]
[email protected]
[email protected]

Para qué sirve:

  • Aparece en facturas para que clientes te contacten
  • Recibe notificaciones del sistema
  • Comunicación oficial

Validación:

4. Teléfono​

Qué es: Número telefónico principal de la empresa.

Ejemplos:

809-555-1234
829-123-4567
(809) 555-1234
8095551234

Para qué sirve:

  • Aparece en facturas
  • Clientes pueden llamarte
  • Contacto de soporte

Formato:

  • Acepta cualquier formato
  • Recomendado: incluir código de área

5. Dirección​

Qué es: Dirección física completa de la empresa.

Ejemplo:

Calle Duarte #45, Sector Los Prados
Santo Domingo, República Dominicana

Otro ejemplo:

Av. 27 de Febrero esquina Tiradentes
Plaza Comercial El Centro, Local 15
Santo Domingo Norte

Para qué sirve:

  • Aparece en facturas impresas
  • Ubicación oficial de tu negocio
  • Dirección fiscal

Características:

  • Campo de texto largo
  • Puedes usar varias líneas
  • Sé específico

6. Descripción (Opcional)​

Qué es: Descripción breve de tu negocio.

Ejemplos:

"Distribuidora de productos de limpieza al por mayor"
"Supermercado de barrio con más de 20 años sirviendo a la comunidad"
"Ferretería especializada en construcción y herramientas"

Para qué sirve:

  • Contexto interno
  • Documentación
  • No aparece en facturas

Características:

  • Campo opcional
  • Texto libre
  • Uso interno principalmente

7. Logo de la Empresa​

Qué es: Imagen que representa visualmente tu empresa.

Formatos aceptados:

  • PNG (recomendado)
  • JPG / JPEG
  • Otros formatos de imagen

Recomendaciones:

Tamaño​

Ancho: 200-400 píxeles
Alto: 100-200 píxeles
Proporción: Horizontal o cuadrado preferiblemente

Fondo​

✅ Fondo transparente (PNG)
⚪ Fondo blanco (si no tienes transparente)
❌ Fondos de colores (se ve mal en facturas)

Calidad​

✅ Alta resolución
✅ Imagen clara y legible
❌ Borrosa o pixelada

Para qué sirve:

  • Aparece en facturas impresas
  • Identidad visual en documentos
  • Profesionalismo

Cómo Configurar​

Paso 1: Completar Información Básica​

Nombre de la Empresa​

  1. Busca el campo "Nombre de la Empresa"
  2. Escribe el nombre legal exacto
  3. Verifica ortografía

Ejemplo:

Antes: comercial el sol
Después: Comercial El Sol SRL

RNC / Cédula​

  1. Busca el campo "RNC / Cédula"
  2. Ingresa solo números
  3. Sin guiones ni espacios
  4. Verifica que coincida con tu documentación

Ejemplo correcto:

130789456

Ejemplo incorrecto:

130-789-456 ❌ (tiene guiones)
RNC-130789456 ❌ (tiene texto)

Email y Teléfono​

  1. Ingresa email principal: [email protected]
  2. Ingresa teléfono: 809-555-1234

Paso 2: Agregar Dirección​

  1. Haz clic en el campo "Dirección"
  2. Escribe la dirección completa
  3. Usa varias líneas si es necesario

Ejemplo bien formateado:

Línea 1: Calle Duarte #45
Línea 2: Sector Los Prados
Línea 3: Santo Domingo, República Dominicana

Opción 1: Subir Archivo​

  1. Haz clic en "Seleccionar archivo" o en el área de logo
  2. Navega a tu carpeta de imágenes
  3. Selecciona el archivo del logo
  4. Haz clic en "Abrir"
  5. Verás vista previa del logo

Opción 2: Arrastrar y Soltar​

  1. Abre la carpeta donde está tu logo
  2. Arrastra el archivo
  3. Suéltalo en el área de logo
  4. Verás vista previa

Después de subir:

┌─────────────────────────┐
│                         │
│   [Tu Logo Aquí]        │
│                         │
└─────────────────────────┘
Este logo aparecerá en tus facturas

Si no te gusta: Sube otro archivo para reemplazarlo

Paso 4: Revisar Todo​

Checklist antes de guardar:

  • Nombre de empresa completo y correcto
  • RNC con 9 u 11 dígitos
  • Email válido
  • Teléfono completo
  • Dirección detallada
  • Logo subido (si tienes)

Paso 5: Guardar Cambios​

  1. Revisa que todo esté correcto
  2. Haz clic en botón "Guardar Cambios" (verde)
  3. Espera mensaje de confirmación
  4. Sistema muestra: ✅ "Información de la empresa actualizada correctamente"

Validaciones del Sistema​

Al Guardar​

Sistema verifica:

Nombre de Empresa​

  • ✓ No esté vacío
  • ✓ Tenga al menos 3 caracteres

Si falla: "El nombre de la empresa es requerido"

RNC / Cédula​

  • ✓ Solo tenga números
  • ✓ Tenga 9 u 11 dígitos exactos

Si falla: "El RNC debe tener 9 u 11 dígitos"

Email​

  • ✓ Tenga formato válido
  • ✓ Contenga @ y dominio

Si falla: "El correo electrónico no es válido"

  • ✓ Sea un archivo de imagen
  • ✓ No exceda tamaño máximo (generalmente 5MB)

Si falla: "El archivo debe ser una imagen válida"

Advertencia sobre Cambio de RNC​

Cuando modificas el RNC, sistema muestra alerta:

⚠️ Importante: Cambios en el RNC

Modificar el RNC afectará los documentos fiscales futuros.
Asegúrate de que el número sea correcto.

¿Por qué esta advertencia?

  1. RNC aparece en cada factura con NCF
  2. DGII valida este número
  3. Error puede causar rechazo de comprobantes
  4. Puede haber implicaciones legales

Qué hacer:

  • Verifica 3 veces el número
  • Confirma con tu contador
  • Compara con documentos oficiales de DGII

Casos de Uso​

Caso 1: Configuración Inicial​

Escenario: Acabas de contratar el sistema.

Pasos:

  1. Reúne documentos:
    • Certificado de RNC (DGII)
    • Logo de la empresa (archivo digital)
    • Información de contacto
  2. Ve a Configuración → Empresa
  3. Completa todos los campos
  4. Sube logo
  5. Guarda cambios
  6. Crea factura de prueba para verificar

Tiempo: 10-15 minutos

Resultado: Información lista para facturar legalmente

Escenario: Tu empresa cambió de logo o diseño.

Pasos:

  1. Prepara nuevo logo (PNG con fondo transparente)
  2. Configuración → Empresa
  3. Haz clic en área de logo
  4. Sube nuevo archivo
  5. Vista previa se actualiza
  6. Guarda cambios
  7. Imprime factura de prueba

Resultado: Nuevo logo en todas las facturas

Caso 3: Cambio de Dirección​

Escenario: Tu empresa se mudó a nueva oficina.

Pasos:

  1. Configuración → Empresa
  2. Edita campo "Dirección"
  3. Ingresa nueva dirección completa
  4. Guarda cambios

Resultado: Facturas con dirección actualizada

Caso 4: Corrección de RNC​

Escenario: Te diste cuenta que ingresaste RNC incorrecto.

⚠️ IMPORTANTE: Este es un caso delicado.

Pasos:

  1. DETÉN cualquier facturación
  2. Verifica RNC correcto en documento oficial de DGII
  3. Configuración → Empresa
  4. Lee la advertencia cuidadosamente
  5. Corrige RNC
  6. Guarda cambios
  7. Crea factura de prueba
  8. Verifica que NCF se genere correctamente

Considera:

  • ¿Ya emitiste facturas con RNC incorrecto?
  • Consulta con tu contador
  • Puede requerir corrección en DGII

Caso 5: Empresa Sin RNC​

Escenario: Eres persona física sin RNC, usas tu cédula.

Pasos:

  1. Configuración → Empresa
  2. Nombre: Tu nombre completo
  3. RNC/Cédula: Tu cédula (11 dígitos)
  4. Email, teléfono, dirección personal
  5. Guarda

Nota: Sin RNC no necesitas NCF (si no estás registrado en DGII)

Permisos Necesarios​

Ver Información de Empresa​

Permiso: Administrador o Gerente

Sin permiso: No ves la pestaña "Empresa"

Editar Información de Empresa​

Permiso: Solo Administrador

Sin permiso:

  • Puedes ver información
  • No puedes editarla
  • Botón "Guardar" no aparece

Razón: Información sensible que afecta legalidad

Mejores Prácticas​

✅ Verifica con Documentos Oficiales​

Antes de ingresar:

  1. Busca certificado de RNC original
  2. Copia número exacto
  3. No confíes en memoria

✅ Usa Logo Profesional​

Características de buen logo:

  • Alta calidad (no borroso)
  • Fondo transparente
  • Tamaño adecuado (200-400px ancho)
  • En formato PNG

Dónde conseguirlo:

  • Tu diseñador gráfico
  • Archivos de marca de la empresa
  • Pide versión digital al que diseñó tu logo

✅ Completa Toda la Información​

Incluso campos opcionales:

  • Email: Para que clientes te contacten
  • Teléfono: Para consultas
  • Dirección: Ubicación en factura
  • Descripción: Contexto interno

Razón: Facturas más completas y profesionales

✅ Haz Pruebas Después de Configurar​

Checklist de prueba:

  1. Crea factura de prueba
  2. Verifica que aparezca:
    • Nombre de empresa
    • RNC correcto
    • Logo (si subiste)
    • Dirección
    • Contacto
  3. Imprime o exporta PDF
  4. Revisa calidad

Recomendación:

  • Guarda archivo original en carpeta segura
  • Ten varias copias
  • En la nube (Google Drive, Dropbox)
  • En USB de respaldo

Razón: Si pierdes el archivo, lo tienes de respaldo

Preguntas Frecuentes​

¿Puedo cambiar el nombre de la empresa después?​

Sí, pero considera:

  • Facturas futuras usarán nuevo nombre
  • Facturas anteriores mantienen nombre viejo
  • Si es cambio legal, actualiza también con DGII

Nada grave:

  • Sistema funciona normal
  • Facturas no tendrán logo
  • Se ven más simples
  • Puedes agregarlo después

¿El logo se puede cambiar después?​

Sí, en cualquier momento:

  • Sube nuevo archivo
  • Reemplaza el anterior
  • Facturas nuevas usarán nuevo logo

¿Puedo usar mi cédula en vez de RNC?​

Sí, si:

  • Eres persona física
  • No tienes RNC empresarial
  • Ingresa 11 dígitos de tu cédula

Recomendaciones:

  • Ancho: 200-400 píxeles
  • Alto: 100-200 píxeles
  • Peso: Menos de 1MB

¿El logo debe ser cuadrado?​

No necesariamente:

  • ✅ Horizontal (más ancho que alto)
  • ✅ Cuadrado
  • ⚠️ Vertical (puede verse raro)

¿Afecta algo si mi RNC es de 9 dígitos?​

No, ambos son válidos:

  • 9 dígitos: RNC normal
  • 11 dígitos: Cédula o RNC especial

Sistema acepta ambos.

¿Puedo tener varias empresas en el mismo sistema?​

No directamente:

  • Un sistema = Una empresa (tenant)
  • Si tienes varias empresas, necesitas cuentas separadas

¿Los cambios afectan facturas anteriores?​

No:

  • Facturas anteriores mantienen info vieja
  • Solo facturas nuevas usan info actualizada

¿Necesito ser administrador para ver esta información?​

Sí:

  • Administradores: Ver y editar
  • Gerentes: Solo ver (en algunos sistemas)
  • Otros usuarios: No ven esta pestaña

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