Saltar al contenido principal

Listado de Órdenes de Compra

¿Qué es el Listado de Órdenes?​

Es la pantalla principal donde ves todas tus órdenes de compra en un solo lugar. Puedes buscar, filtrar, ver detalles, y exportar reportes.

¿Cómo entrar al Listado?​

  1. Inicia sesión en CloudSuite Pro
  2. En el menú lateral, busca "Órdenes de Compra"
  3. ¡Listo! Verás la lista de todas tus órdenes

¿Qué puedo ver en el Listado?​

Estadísticas Generales (Arriba)​

Cuatro tarjetas te muestran un resumen:

📊 Total Órdenes: Cuántas órdenes tienes en total
📝 Borradores: Órdenes que aún no has enviado
📧 Enviadas: Órdenes ya enviadas al proveedor
✅ Recibidas: Órdenes completamente recibidas

¿Por qué es útil? De un vistazo sabes cuántas órdenes tienes pendientes por enviar o recibir.

Tabla de Órdenes (Principal)​

Cada orden muestra:

  • Número: Identificador único (Ej: OC-0001)
  • Proveedor: Nombre y código del proveedor
  • Fecha: Cuándo se creó la orden
  • Items: Cantidad de productos diferentes en la orden
  • Total: Costo total de la orden (en pesos o dólares)
  • Estado: Borrador, Enviada, Recibida, etc.
  • Acciones: Botones para ver, editar, enviar o eliminar

Filtros disponibles​

🔍 Búsqueda por texto​

  • Escribe el número de orden o nombre del proveedor
  • Ejemplo: "OC-0001" o "Distribuidora XYZ"
  • Los resultados se filtran automáticamente

📦 Filtrar por Estado​

Opciones:

  • Todos los estados: Muestra todas las órdenes
  • Borrador: Solo órdenes no enviadas
  • Enviada: Órdenes ya enviadas al proveedor
  • Confirmada: El proveedor confirmó el pedido
  • Recibida: Ya recibiste todos los productos
  • Parcial: Recibiste algunos productos, faltan otros
  • Cancelada: Órdenes canceladas

Ejemplo de uso: Filtra por "Enviada" para ver qué órdenes están esperando recibirse.

👤 Filtrar por Proveedor​

  • Selecciona un proveedor específico
  • Ver todas las órdenes de ese proveedor

Ejemplo: Quieres ver solo las órdenes de "Distribuidora ABC".

📄 Elementos por página​

  • Escoge cuántas órdenes ver en una página
  • Opciones: 5, 10, 25 o 50 por página

Acciones disponibles​

👁️ Ver Detalles​

Botón: Icono de ojo
Qué hace: Abre la orden completa para ver todos los detalles, productos, costos, etc.
Cuándo usar: Siempre que quieras consultar una orden sin modificarla.

✏️ Editar​

Botón: Icono de lápiz
Qué hace: Te permite modificar la orden (solo si es borrador)
Cuándo usar: Cuando necesitas cambiar productos, cantidades o costos antes de enviar.

⚠️ Importante: Solo puedes editar órdenes en estado "Borrador". Una vez enviada, no se puede editar.

📧 Enviar a Proveedor​

Botón: Icono de envío
Qué hace:

  • Cambia el estado a "Enviada"
  • Envía email al proveedor (si tiene email registrado)
  • Genera PDF de la orden

Cuándo usar: Cuando la orden está lista para ser enviada al proveedor.

Ejemplo: Terminaste de revisar la orden OC-0010, todo está correcto → Haces clic en "Enviar" → El proveedor recibe un email con la orden en PDF.

🗑️ Eliminar​

Botón: Icono de basura (rojo)
Qué hace: Elimina permanentemente la orden
Cuándo usar: Solo para órdenes que creaste por error

⚠️ Cuidado: Esta acción no se puede deshacer.

Disponible solo para:

  • Órdenes en estado Borrador
  • Órdenes en estado Enviada (antes de ser recibidas)

📥 Exportar​

Botón: "Exportar" (arriba a la derecha)
Qué hace: Descarga todas tus órdenes a Excel o PDF

Opciones:

  • Excel: Para análisis en hojas de cálculo
  • PDF: Para impresión o archivo

Puedes filtrar por fecha:

  • Fecha inicio y fecha fin
  • Solo exportará órdenes en ese rango

Ejemplo: Exporta todas las órdenes de Enero 2024 para revisión contable.

Paginación​

Si tienes muchas órdenes, se dividen en páginas:

  • Flechas izquierda/derecha: Página anterior/siguiente
  • Números: Saltar a una página específica
  • Contador: "Mostrando 1-10 de 45 órdenes"

Tip: Usa "Elementos por página" para ver más órdenes a la vez (25 o 50).

Ejemplos Prácticos​

Ejemplo 1: Ver qué órdenes están pendientes de recibir​

Situación: Quieres saber qué productos esperan llegar.

Pasos:

  1. Ve a "Órdenes de Compra"
  2. En filtro "Estado", selecciona "Enviada"
  3. Verás solo las órdenes enviadas que aún no han sido recibidas
  4. Revisa cada una para saber qué esperas

Resultado: Lista clara de órdenes pendientes de recepción.

Ejemplo 2: Buscar una orden específica por número​

Situación: El proveedor te pregunta sobre la orden OC-0035.

Pasos:

  1. Ve a "Órdenes de Compra"
  2. En la barra de búsqueda, escribe: OC-0035
  3. La orden aparecerá inmediatamente
  4. Haz clic en el ojo para ver detalles

Resultado: Encuentras la orden en 5 segundos.

Ejemplo 3: Exportar órdenes del mes para contabilidad​

Situación: Tu contador necesita todas las órdenes de Febrero.

Pasos:

  1. Ve a "Órdenes de Compra"
  2. Haz clic en "Exportar"
  3. Selecciona Excel
  4. Fecha inicio: 01/02/2024
  5. Fecha fin: 29/02/2024
  6. Haz clic en "Exportar"
  7. Se descarga archivo Excel

Resultado: Tu contador tiene todas las órdenes de Febrero en un archivo.

Ejemplo 4: Ver todas las órdenes de un proveedor específico​

Situación: Quieres revisar todo lo que le has comprado a "Distribuidora XYZ" este año.

Pasos:

  1. Ve a "Órdenes de Compra"
  2. En filtro "Proveedor", selecciona "Distribuidora XYZ"
  3. Verás solo órdenes de ese proveedor
  4. Opcional: Exporta a Excel para análisis

Resultado: Historial completo de compras con ese proveedor.

Ejemplo 5: Revisar órdenes con recepción parcial​

Situación: Quieres saber qué órdenes están pendientes de completar.

Pasos:

  1. Ve a "Órdenes de Compra"
  2. En filtro "Estado", selecciona "Parcial"
  3. Verás solo órdenes que recibiste parcialmente
  4. Revisa cada una para hacer seguimiento

Resultado: Lista de órdenes que necesitan completarse.

Interpretación de Estados​

🟤 Borrador​

¿Qué hacer?

  • Revisa la orden
  • Si está correcta, envíala al proveedor
  • Si no, edítala o elimínala

🔵 Enviada​

¿Qué hacer?

  • Espera confirmación del proveedor
  • Cuando lleguen productos, recíbelos en el sistema
  • Haz seguimiento si pasa mucho tiempo

🟣 Confirmada​

¿Qué hacer?

  • Proveedor confirmó que enviará productos
  • Prepárate para recibir
  • Ten espacio en almacén

🟡 Parcial​

¿Qué hacer?

  • Ya recibiste algunos productos, pero faltan otros
  • Haz seguimiento al proveedor por lo faltante
  • Cuando llegue el resto, recíbelo

🟢 Recibida​

¿Qué hacer?

  • Orden completada exitosamente
  • Productos ya en inventario
  • No requiere acción

🔴 Cancelada​

¿Qué hacer?

  • Orden cancelada, no se procesará
  • Solo registro histórico

Consejos Importantes​

✅ Mejores Prácticas​

  1. Revisa las estadísticas diariamente:

    • Verifica que no tengas muchas órdenes en borrador sin enviar
    • Asegúrate de recibir órdenes enviadas

  2. Usa filtros para organizar trabajo:

    • Lunes: Revisa borradores y envía órdenes
    • Miércoles: Verifica órdenes enviadas pendientes
    • Viernes: Recibe productos que llegaron

  3. Exporta mensualmente:

    • Para tu contador
    • Para análisis de compras
    • Para control de gastos

  4. Busca antes de crear:

    • Antes de crear orden nueva, verifica que no exista una similar
    • Evita duplicados

  5. Nombres de proveedores claros:

    • Facilita búsqueda y filtros
    • Registra proveedores con nombres completos

⚠️ Errores Comunes​

  1. Olvidar enviar órdenes:

    • Las dejas en borrador indefinidamente
    • El proveedor nunca recibe el pedido

  2. No hacer seguimiento:

    • Orden enviada hace 30 días y no haces seguimiento
    • Productos nunca llegan

  3. Eliminar órdenes importantes:

    • Borras orden que debías conservar
    • Pierdes registro de compras

  4. No usar filtros:

    • Buscas manualmente entre 100 órdenes
    • Pierdes tiempo

  5. Confundir estados:

    • "Enviada" no significa "Recibida"
    • Debes registrar la recepción manualmente

Problemas Comunes​

No veo ninguna orden en el listado​

Causas posibles:

  • No has creado ninguna orden aún
  • Los filtros están muy restrictivos
  • No tienes permiso de "Ver Órdenes"

Solución:

  1. Verifica filtros (pon "Todos los estados")
  2. Limpia la búsqueda
  3. Si persiste, contacta al administrador sobre permisos

El botón "Enviar" no aparece​

Causa: Solo aparece en órdenes con estado "Borrador".

Solución: Verifica el estado de la orden. Si ya fue enviada, no puedes enviarla de nuevo.

No puedo editar una orden​

Causa: Solo se pueden editar órdenes en estado "Borrador".

Solución: Si necesitas cambiar una orden ya enviada, deberás:

  1. Cancelarla (si es posible)
  2. Crear una nueva orden con los cambios

El proveedor dice que no recibió la orden​

Posibles causas:

  • Email incorrecto del proveedor
  • Orden quedó en borrador y nunca se envió
  • Email fue a spam

Solución:

  1. Verifica estado de la orden (debe ser "Enviada")
  2. Confirma email del proveedor en su ficha
  3. Reenvía la orden o imprime PDF para enviarlo manual

Los totales no coinciden con mis cálculos​

Causa: El total incluye:

  • Subtotal de productos
  • Menos descuentos
  • Más impuestos

Solución: Haz clic en "Ver Detalles" para ver el desglose completo.

Preguntas Frecuentes​

¿Cuántas órdenes puedo tener?​

Sin límite. Puedes tener miles de órdenes históricas.

¿Por cuánto tiempo se guardan las órdenes?​

Indefinidamente. Todas las órdenes quedan registradas para historial.

¿Puedo recuperar una orden eliminada?​

No. La eliminación es permanente. Por eso pide confirmación antes de eliminar.

¿Qué pasa si filtro y no aparece nada?​

Significa que no hay órdenes que cumplan esos criterios. Cambia los filtros o revisa si hay errores en la búsqueda.

¿Puedo imprimir la lista de órdenes?​

Sí, exporta a PDF y luego imprime ese archivo.

¿El proveedor ve las órdenes en CloudSuite Pro?​

No. Los proveedores solo reciben email con PDF. No tienen acceso al sistema.

¿Puedo crear órdenes desde mi celular?​

Sí, CloudSuite Pro es responsive. Funciona en celulares y tablets.

¿Los colores de los estados significan algo?​

Sí:

  • Gris = Inactivo (borrador)
  • Azul = En proceso (enviada)
  • Verde = Completado (recibida)
  • Rojo = Error/cancelada
  • Amarillo = Requiere atención (parcial)

¿Puedo ver quién creó cada orden?​

Actualmente no se muestra en el listado, pero está registrado en los detalles de cada orden.

¿Las órdenes afectan mi inventario inmediatamente?​

No. El inventario se afecta cuando recibes los productos, no cuando creas la orden.

Próximos Pasos​

Ahora que sabes usar el listado, aprende a:

  1. Crear nuevas órdenes: Crear Orden →
  2. Recibir productos: Recibir Orden →

¿Listo para crear tu primera orden? ¡Continúa a la siguiente sección!