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Crear Orden de Compra

¿Qué es Crear una Orden de Compra?​

Es el proceso de preparar un documento oficial listando todos los productos que quieres comprar a un proveedor, sus cantidades, costos y condiciones.

¿Cuándo debo crear una orden?​

  • ✅ Cuando necesites reabastecer productos
  • ✅ Cuando un producto se esté agotando
  • ✅ Para planificar compras con anticipación
  • ✅ Cuando quieras tener control formal de tus compras

¿Cómo entrar a Crear Orden?​

  1. Inicia sesión en CloudSuite Pro
  2. Ve a "Órdenes de Compra"
  3. Haz clic en el botón "+ Nueva Orden" (arriba a la derecha)
  4. ¡Listo! Verás el formulario de creación

Información que necesitas antes de empezar​

Antes de crear la orden, ten a mano:

📋 Proveedor: A quién le vas a comprar
📦 Productos: Qué productos necesitas
🔢 Cantidades: Cuántas unidades de cada producto
💰 Costos: Cuánto cuesta cada producto
🏬 Almacén: Dónde recibirás los productos
📅 Fecha esperada: Cuándo esperas que lleguen

Paso a Paso para Crear una Orden​

Paso 1: Información General​

Número de Orden​

  • Se genera automáticamente (Ejemplo: OC-0001)
  • No puedes cambiarlo
  • Es único para cada orden

💡 Consejo: Este número es el que usarás para referenciar la orden.

Seleccionar Proveedor​

Campo obligatorio ⚠️

  1. Haz clic en el selector de proveedor
  2. Aparecerá lista de todos tus proveedores activos
  3. Busca escribiendo el nombre
  4. Selecciona el proveedor correcto

Información que se muestra:

  • Nombre del proveedor
  • Código interno
  • Condiciones de pago (si las tiene registradas)

Ejemplo: Si seleccionas "Distribuidora ABC" y tiene "30 días neto" registrado, se llenará automáticamente ese campo.

Almacén Destino​

Campo obligatorio ⚠️

Selecciona a qué almacén físico llegarán los productos cuando los recibas.

Opciones:

  • Todos los almacenes que tengas registrados
  • Si solo tienes uno, aparecerá por defecto

¿Por qué es importante? Cuando recibas los productos, se agregarán al inventario de este almacén específico.

Fecha Esperada de Entrega​

Campo opcional

Cuándo esperas que el proveedor te entregue los productos.

Formato: DD/MM/AAAA

Ejemplo: 15/03/2024

💡 Tip: Ponla aunque sea aproximada. Te ayuda a planificar y hacer seguimiento.

Condiciones de Pago​

Campo opcional

Términos de pago acordados con el proveedor.

Ejemplos comunes:

  • "Contado" → Pagas al recibir
  • "30 días neto" → Pagas 30 días después de recibir
  • "15 días" → Pagas en 15 días
  • "50% adelantado, 50% contra entrega"

Nota: Si seleccionaste un proveedor que ya tiene condiciones registradas, se llenan automáticamente.

Notas Internas​

Campo opcional

Cualquier información adicional sobre esta orden.

Ejemplos de qué poner:

  • "Pedido urgente para promoción"
  • "Coordinar entrega en horario matutino"
  • "Incluir muestras gratis"
  • "Revisar fecha de vencimiento al recibir"

Paso 2: Agregar Productos​

Aquí seleccionas qué productos estás comprando.

Agregar primer producto​

  1. Buscar Producto:

    • Haz clic en el selector de producto (primer item)
    • Aparece lista de todos tus productos y variantes
    • Puedes buscar por:
      • Nombre del producto
      • Código (SKU)
      • Código de barras

  2. Seleccionar:

    • Haz clic en el producto que necesitas
    • Si el producto tiene variantes (tallas, colores), aparecerán listadas
    • Selecciona la variante específica

Ejemplo:

  • Producto: "Camisa Polo"
  • Variantes: Talla S (Rojo), Talla M (Rojo), Talla M (Azul)
  • Seleccionas: Talla M (Rojo)

Información del producto seleccionado​

Cuando seleccionas un producto, se muestran:

📸 Imagen: Foto del producto (si la tiene)
📝 Nombre completo: Producto + variante
🏷️ SKU: Código interno
💰 Costo: Se llena automáticamente con el costo registrado

Campos por producto​

Cantidad
Campo obligatorio ⚠️

Cuántas unidades quieres comprar.

Ejemplo: 50

💡 Importante: No puedes poner 0 o números negativos.

Costo Unitario
Campo obligatorio ⚠️

Cuánto cuesta cada unidad.

  • Se llena automáticamente con el costo del producto
  • Puedes modificarlo si el proveedor te dio otro precio

Ejemplo: Si normalmente cuesta $25 pero el proveedor te ofreció $22, cambia a 22.

Descuento
Campo opcional

Descuento por unidad (en pesos/dólares, no porcentaje).

Ejemplo: Si cada unidad cuesta $100 y tienes descuento de $10, pon: 10

Cálculo: Costo final = (Costo Unitario - Descuento) × Cantidad

Impuesto (ITBIS)
Campo opcional

Porcentaje de impuesto aplicable.

En República Dominicana:

  • Productos con ITBIS: 18%
  • Productos exentos: 0%

Ejemplo: Si el producto tiene ITBIS, pon: 18

El total incluye el impuesto automáticamente.

Notas del Item
Campo opcional

Especificaciones sobre este producto específico.

Ejemplos:

  • "Color exacto: Pantone 19-1664"
  • "Empaque individual"
  • "Verificar fecha de vencimiento mínima 6 meses"

Subtotal del producto​

CloudSuite Pro calcula automáticamente:

Subtotal = (Costo Unitario - Descuento) × Cantidad
Total con impuesto = Subtotal × (1 + Impuesto%)

Ejemplo:

  • Cantidad: 100 unidades
  • Costo unitario: $50
  • Descuento: $5
  • Impuesto: 18%

Cálculo:

  • Subtotal: (50 - 5) × 100 = $4,500
  • Impuesto: $4,500 × 18% = $810
  • Total: $5,310

Agregar más productos​

  1. Haz clic en "+ Agregar Producto" (abajo)
  2. Aparece nueva fila
  3. Repite el proceso
  4. Puedes agregar cuantos productos necesites

💡 Tip: Ordena los productos de mayor a menor cantidad para facilitar la recepción después.

Eliminar un producto​

Si agregaste un producto por error:

  1. Haz clic en el icono de basura (🗑️) a la derecha del producto
  2. El producto se elimina inmediatamente
  3. Los totales se recalculan

Nota: No puedes eliminar todos los productos. Debe haber al menos uno.

Paso 3: Revisar Totales​

En la parte inferior verás el resumen:

Subtotal: Suma de todos los productos (sin impuestos)
Descuentos: Total de descuentos aplicados
Impuestos: Total de ITBIS u otros impuestos
Total General: Lo que pagarás al proveedor

Ejemplo:

Subtotal:    $10,000.00
Descuentos:  -$   500.00
Impuestos:   $1,710.00
─────────────────────────
Total:       $11,210.00

💡 Consejo: Revisa que el total coincida con lo que te cotizó el proveedor.

Paso 4: Guardar la Orden​

Tienes dos opciones:

Opción A: Guardar como Borrador​

Botón: "Guardar Borrador" (gris)

¿Qué hace?

  • Guarda la orden con estado "Borrador"
  • NO la envía al proveedor
  • Puedes editarla después

Cuándo usar:

  • Necesitas agregar más información después
  • Quieres que alguien la revise primero
  • Estás planificando compras futuras

Opción B: Guardar y Enviar​

Botón: "Guardar y Enviar" (azul)

¿Qué hace?

  • Guarda la orden
  • Cambia estado a "Enviada"
  • Envía email al proveedor con PDF de la orden
  • No podrás editarla después

Cuándo usar:

  • Todo está correcto y listo para ordenar
  • El proveedor necesita la orden YA

⚠️ Importante: Revisa bien antes de enviar. No podrás editar después.

Cancelar​

Botón: "Cancelar" o "← Volver"

Si cambias de opinión:

  • Haz clic en "Cancelar"
  • Te preguntará si estás seguro
  • Se descartarán todos los cambios

Validaciones del Sistema​

CloudSuite Pro verifica que todo esté correcto antes de guardar:

✅ Proveedor seleccionado: Obligatorio
✅ Almacén seleccionado: Obligatorio
✅ Al menos un producto: Debe haber 1 producto mínimo
✅ Cantidades válidas: No puede ser 0 o negativo
✅ Costos válidos: Debe ser mayor a 0

Si falta algo: Aparece mensaje de error indicando qué corregir.

Ejemplos Prácticos​

Ejemplo 1: Orden simple de reabastecimiento​

Situación: Necesitas comprar 100 camisas al proveedor "Textiles del Sur".

Pasos:

  1. Nueva Orden
  2. Proveedor: Textiles del Sur
  3. Almacén: Almacén Central
  4. Fecha esperada: 20/03/2024
  5. Condiciones: 30 días neto
  6. Agregar producto:
    • Producto: Camisa Polo Talla M (Azul)
    • Cantidad: 100
    • Costo: $35
    • Impuesto: 18%
  7. Total: $4,130
  8. Guardar y Enviar

Resultado: Orden OC-0015 creada y enviada al proveedor.

Ejemplo 2: Orden con múltiples productos y descuentos​

Situación: Compra de varios productos con descuento por volumen.

Pasos:

  1. Nueva Orden

  2. Proveedor: Distribuidora XYZ

  3. Almacén: Sucursal Norte

  4. Productos:

    Producto 1:

    • Arroz Blanco 5lb
    • Cantidad: 200
    • Costo: $10
    • Descuento: $1 (por volumen)
    • Impuesto: 0% (exento)
    • Subtotal: $1,800

    Producto 2:

    • Aceite de Oliva 1L
    • Cantidad: 50
    • Costo: $45
    • Descuento: $5
    • Impuesto: 18%
    • Subtotal: $2,360

    Producto 3:

    • Pasta Italiana 500g
    • Cantidad: 150
    • Costo: $8
    • Descuento: $0
    • Impuesto: 18%
    • Subtotal: $1,416

  5. Total General: $5,576

  6. Guardar como Borrador (para que gerente revise)

Resultado: Orden guardada como borrador, lista para revisión.

Ejemplo 3: Orden con notas especiales​

Situación: Pedido urgente con instrucciones específicas.

Pasos:

  1. Nueva Orden

  2. Proveedor: Importadora ABC

  3. Almacén: Almacén Central

  4. Fecha esperada: 05/03/2024 (urgente)

  5. Condiciones: 50% adelantado, 50% contra entrega

  6. Notas generales:

    "URGENTE: Necesario para promoción del 10/03. Coordinar entrega antes de las 9am. Incluir factura original con NCF."

  7. Producto:

    • Laptop HP Core i5
    • Cantidad: 20
    • Costo: $650
    • Impuesto: 18%
    • Notas del item: "Verificar garantía de 1 año incluida"

  8. Total: $15,340

  9. Guardar y Enviar

Resultado: Orden enviada con instrucciones claras para el proveedor.

Ejemplo 4: Orden para productos perecederos​

Situación: Compra de alimentos con especificaciones de frescura.

Pasos:

  1. Nueva Orden
  2. Proveedor: Granja El Campo
  3. Almacén: Refrigerador Tienda Centro
  4. Fecha esperada: Mañana (16/03/2024)
  5. Condiciones: Contado
  6. Notas: "Revisar temperatura y fechas de vencimiento al recibir. Mínimo 15 días de vigencia."
  7. Productos:
    • Leche Entera 1L (48 unidades)
    • Queso Blanco 1lb (30 unidades)
    • Yogurt Natural 250g (60 unidades)
  8. Guardar y Enviar

Resultado: Orden con instrucciones para verificación de calidad.

Consejos Importantes​

✅ Mejores Prácticas​

  1. Verifica costos antes de enviar:

    • Compara con cotización del proveedor
    • Evita errores costosos

  2. Usa notas para detalles:

    • Especificaciones técnicas
    • Instrucciones de entrega
    • Condiciones especiales

  3. Agrupa productos del mismo proveedor:

    • No crees 5 órdenes de 1 producto cada una
    • Mejor: 1 orden con 5 productos

  4. Revisa inventario antes:

    • ¿Realmente necesitas el producto?
    • Evita sobre-stock

  5. Confirma con el proveedor primero:

    • Disponibilidad de productos
    • Precios actuales
    • Tiempos de entrega

  6. Guarda borrador si tienes dudas:

    • Puedes revisarlo después
    • Consulta con gerente o contador

⚠️ Errores Comunes​

  1. Olvidar seleccionar almacén:

    • Los productos no sabrán dónde ir
    • SIEMPRE selecciona almacén

  2. Enviar sin revisar totales:

    • Puede haber errores de cálculo
    • Después no puedes editar

  3. Poner cantidades incorrectas:

    • Confundir unidades: cajas vs. unidades individuales
    • Siempre confirma la unidad de medida

  4. No coordinar fecha de entrega:

    • Productos llegan y no hay quien los reciba
    • O no hay espacio en almacén

  5. Crear orden con proveedor equivocado:

    • Revisa bien antes de enviar
    • Puede causar confusión logística

  6. Duplicar órdenes:

    • Busca antes de crear
    • Puede que ya exista esa orden

  7. No incluir impuestos (RD):

    • Productos tienen ITBIS 18%
    • Tu total quedará incorrecto

Problemas Comunes​

No veo el botón "Nueva Orden"​

Causa: No tienes permiso de "Crear Órdenes".

Solución: Contacta al administrador para que te asigne el permiso.

No aparecen proveedores en el selector​

Causas posibles:

  • No hay proveedores registrados
  • Los proveedores están inactivos

Solución:

  1. Ve al módulo de Proveedores
  2. Crea o activa proveedores
  3. Regresa a crear la orden

No aparecen productos​

Causas posibles:

  • No hay productos registrados
  • Los productos están inactivos

Solución:

  1. Ve al módulo de Inventario → Productos
  2. Crea productos
  3. Asegúrate que estén activos
  4. Regresa a crear la orden

Los costos no se llenan automáticamente​

Causa: El producto no tiene costo registrado.

Solución:

  1. Ingresa el costo manualmente
  2. O ve a editar el producto y agrega el costo
  3. Después regresa

El email no llegó al proveedor​

Causas posibles:

  • Proveedor no tiene email registrado
  • Email incorrecto
  • Fue a spam

Solución:

  1. Verifica email del proveedor en su ficha
  2. Imprime la orden en PDF
  3. Envía manualmente por WhatsApp o correo

No puedo agregar más productos​

Causa: Límite técnico (muy raro, generalmente permite 50+).

Solución:

  • Divide en dos órdenes
  • O contacta soporte si necesitas más

Preguntas Frecuentes​

¿Cuántos productos puedo agregar a una orden?​

No hay límite específico. Puedes agregar tantos como necesites (usualmente hasta 50 sin problemas).

¿Puedo crear orden sin tener el producto registrado?​

No. Primero debes crear el producto en el módulo de Inventario.

¿Qué pasa si me equivoco en el costo?​

Si es borrador, edítalo. Si ya enviaste, crea una nueva orden con el costo correcto.

¿Puedo enviar la orden después si la guardo como borrador?​

Sí. Ve al listado, busca la orden, y haz clic en "Enviar a Proveedor".

¿El proveedor recibe un PDF?​

Sí, recibe email con PDF adjunto mostrando todos los detalles de la orden.

¿Puedo crear orden desde el celular?​

Sí, CloudSuite Pro es responsive y funciona bien en dispositivos móviles.

¿Los descuentos son por unidad o por total?​

Por unidad. Se descuenta ese monto de cada unidad.

¿Qué pasa si el proveedor no tiene email?​

Puedes crear la orden igual, guardarla, imprimirla en PDF y enviársela por otro medio (WhatsApp, físicamente, etc.).

¿Puedo copiar una orden existente?​

No directamente (funcionalidad futura). Por ahora, crea una nueva y agrega los productos manualmente.

¿Los impuestos se calculan automáticamente?​

Sí, si pones el porcentaje (ejemplo: 18), CloudSuite Pro calcula el monto automáticamente.

Próximos Pasos​

Ahora que sabes crear órdenes, aprende a:

  1. Recibir los productos: Recibir Orden →
  2. Gestionar tu lista de órdenes: Listado de Órdenes →

¿Listo para recibir tus primeros productos? ¡Continúa!