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Recibir Orden de Compra

¿Qué es Recibir una Orden?​

Es el proceso de registrar en el sistema que los productos ya llegaron de tu proveedor. Cuando recibes una orden, CloudSuite Pro automáticamente:

  • ✅ Aumenta tu inventario con los productos recibidos
  • ✅ Registra lotes y fechas de vencimiento (si aplica)
  • ✅ Guarda el NCF del proveedor (República Dominicana)
  • ✅ Actualiza el estado de la orden
  • ✅ Crea un movimiento de inventario automático

💡 Importante: Hasta que no recibas la orden en el sistema, tu inventario NO se actualiza.

¿Cuándo debo recibir una orden?​

  • ✅ Cuando te lleguen físicamente los productos del proveedor
  • ✅ INMEDIATAMENTE después de verificar los productos
  • ✅ El mismo día que llegan (para inventario actualizado)

¿Qué órdenes puedo recibir?​

Solo puedes recibir órdenes con estos estados:

  • 🔵 Enviada: Ya enviaste la orden al proveedor
  • 🟣 Confirmada: El proveedor confirmó que enviará
  • 🟡 Parcial: Ya recibiste algo, pero faltan productos

No puedes recibir:

  • 🟤 Borrador (ni siquiera la enviaste)
  • 🟢 Recibida (ya está completada)
  • 🔴 Cancelada

¿Cómo entrar a Recibir Orden?​

Opción A: Desde el listado de órdenes​

  1. Ve a "Órdenes de Compra"
  2. Busca la orden que recibiste
  3. Haz clic en el icono de ojo (ver detalles)
  4. En la pantalla de detalles, haz clic en "📦 Recibir Productos"

Opción B: Desde detalles de la orden​

  1. Abre la orden específica
  2. Verás botón "📦 Recibir Productos" (verde)
  3. Haz clic

Nota: El botón solo aparece si la orden puede ser recibida (estados: Enviada, Confirmada o Parcial).

Información de la Orden​

Al entrar, verás primero los detalles de la orden:

📝 Número de orden: OC-0015
👤 Proveedor: Distribuidora XYZ
📅 Fecha de orden: 01/03/2024
🏬 Almacén destino: Almacén Central
💰 Total: $5,430.00

Paso a Paso para Recibir​

Paso 1: Fecha de Recepción​

Campo: Fecha de recepción
Por defecto: Fecha de hoy
Puedes cambiarla: Sí

¿Para qué sirve? Registra cuándo recibiste físicamente los productos.

Ejemplo: Si recibiste ayer pero registras hoy, cambia la fecha a ayer.

Paso 2: NCF del Proveedor (Solo República Dominicana)​

Si tu proveedor es "Formal" (empresa registrada), estos campos son obligatorios:

Tipo de NCF​

Opciones:

  • B01: Factura de Crédito Fiscal (más común en compras)
  • B02: Factura de Consumidor Final
  • B14: Régimen Especial
  • B15: Gubernamental
  • B16: Exportación

¿Cuál escoger? Usa el tipo que aparece en la factura del proveedor.

Ejemplo: Si la factura dice "B01-0100123456", selecciona B01.

NCF​

Campo de texto: Escribe el NCF completo

Formato típico: B01-0100123456 (11 caracteres)

¿Dónde lo encuentro? En la factura física o digital que te dio el proveedor.

⚠️ Muy importante:

  • Este NCF lo usarás para tu reporte 608 de la DGII
  • Verifica que esté correcto
  • No inventes NCF, debe ser el real de la factura

Si el proveedor es informal: Estos campos no aparecen.

Paso 3: Cantidades Recibidas por Producto​

Aquí decides cuánto recibiste de cada producto.

Para cada producto verás:​

Información del producto:

  • 📸 Imagen
  • Nombre completo (con variante)
  • SKU
  • Cantidad ordenada originalmente
  • Cantidad ya recibida (en recepciones anteriores)
  • Cantidad pendiente (lo que falta por recibir)

Campo principal: Cantidad Recibida

Escribe cuántas unidades recibiste HOY.

Reglas:

  • Puedes poner 0 si no recibiste nada de ese producto
  • No puedes recibir más de lo pendiente
  • Debe ser número entero positivo

Ejemplo:

Producto: Camisa Polo Talla M (Azul)
Ordenado: 100 unidades
Ya recibido: 0
Pendiente: 100
─────────────────────────────
Tú recibes hoy: 60 unidades
Queda pendiente: 40 unidades

💡 Importante:

  • Solo recibes lo que físicamente llegó
  • Si pidieron 100 pero solo llegaron 60, pon 60
  • Puedes recibir el resto después

Número de Lote (Opcional)​

Si tus productos usan lotes (para control de calidad o rastreo):

Formato: Alfanumérico
Ejemplos:

  • LOT-2024-001
  • L20240315
  • BATCH-MAR24

¿Para qué sirve?

  • Rastrear productos si hay problema de calidad
  • Identificar de qué "camada" es el producto
  • Útil en alimentos, medicinas, productos químicos

Si no usas lotes: Déjalo vacío.

Fecha de Vencimiento (Opcional)​

Solo para productos perecederos: Alimentos, medicinas, cosméticos, etc.

Formato: DD/MM/AAAA

Ejemplo: 15/12/2024

¿Para qué sirve?

  • Control de rotación de inventario
  • Alertas de productos próximos a vencer
  • Cumplimiento de regulaciones sanitarias

Si el producto no vence: Déjalo vacío.

💡 Consejo: En alimentos, siempre registra la fecha. Te ayudará a vender primero lo que vence primero (FIFO).

Notas del Producto (Opcional)​

Observaciones sobre este producto en esta recepción específica.

Ejemplos:

  • "2 unidades llegaron con empaque dañado"
  • "Color ligeramente diferente al solicitado"
  • "Verificado, todo en orden"
  • "Lote con fecha de vencimiento corta"

Paso 4: Notas Generales de la Recepción (Opcional)​

Campo de texto libre para comentarios sobre toda esta recepción.

Ejemplos de qué escribir:

  • "Recibido por Juan Pérez, verificado completamente"
  • "Llegó 3 días antes de lo esperado"
  • "Proveedor incluyó 5 muestras gratis de producto nuevo"
  • "Empaque en mal estado, pero productos intactos"
  • "Factura original archivada en carpeta marzo 2024"

Paso 5: Revisar y Confirmar​

Antes de guardar, verifica:

✅ Fecha de recepción correcta
✅ NCF del proveedor (si aplica) ingresado correctamente
✅ Cantidades recibidas coinciden con lo que físicamente llegó
✅ Fechas de vencimiento registradas (productos perecederos)
✅ Números de lote (si usas control de lotes)

Paso 6: Guardar Recepción​

Botón: "Registrar Recepción" (verde)

Al hacer clic:

  1. ✅ Se actualiza el inventario automáticamente
  2. ✅ Se crea movimiento de entrada en el almacén
  3. ✅ Cambia estado de la orden:
    • Recibida: Si recibiste TODO
    • Parcial: Si recibiste ALGO pero falta más
  4. ✅ Se guarda el NCF del proveedor (si lo ingresaste)
  5. ✅ Mensaje de éxito: "Orden recibida exitosamente"

Después te redirige: A los detalles de la orden, donde verás la recepción registrada.

Recepción Parcial vs. Completa​

Recepción Completa​

¿Cuándo ocurre? Cuando recibes todas las cantidades pendientes.

Ejemplo:

Producto A:
  Ordenado: 100
  Pendiente: 100
  Recibes: 100 ✅

Producto B:
  Ordenado: 50
  Pendiente: 50
  Recibes: 50 ✅

Estado final: RECIBIDA (🟢)

Resultado: Orden completada, no requiere más acción.

Recepción Parcial​

¿Cuándo ocurre? Cuando recibes parte de lo pendiente.

Ejemplo 1: Recepción parcial de todos los productos

Producto A:
  Ordenado: 100
  Pendiente: 100
  Recibes: 60 (falta 40)

Producto B:
  Ordenado: 50
  Pendiente: 50
  Recibes: 30 (falta 20)

Estado final: PARCIAL (🟡)

Ejemplo 2: Algunos productos completos, otros no

Producto A:
  Ordenado: 100
  Pendiente: 100
  Recibes: 100 ✅

Producto B:
  Ordenado: 50
  Pendiente: 50
  Recibes: 30 (falta 20)

Estado final: PARCIAL (🟡)

Ejemplo 3: Recibir nada de algunos productos

Producto A:
  Ordenado: 100
  Pendiente: 100
  Recibes: 100 ✅

Producto B:
  Ordenado: 50
  Pendiente: 50
  Recibes: 0 (no llegó)

Estado final: PARCIAL (🟡)

Resultado: Puedes recibir el resto después.

Múltiples Recepciones​

¿Se puede recibir varias veces? Sí, sin límite.

Ejemplo de flujo completo:

Orden OC-0020:

  • Producto: Laptop HP
  • Cantidad ordenada: 50

Primera recepción (05/03):

  • Recibes: 20 laptops
  • Estado: Parcial
  • Pendiente: 30

Segunda recepción (12/03):

  • Recibes: 20 laptops más
  • Estado: Parcial
  • Pendiente: 10

Tercera recepción (20/03):

  • Recibes: 10 laptops (las últimas)
  • Estado: Recibida ✅
  • Pendiente: 0

Resultado: Orden completada en 3 entregas diferentes.

Validaciones del Sistema​

CloudSuite Pro verifica automáticamente:

✅ No puedes recibir más de lo pendiente
Ejemplo: Pendiente 50, no puedes poner 60

✅ Al menos un producto debe tener cantidad > 0
No puedes recibir "nada"

✅ NCF obligatorio para proveedores formales
Si es formal, debes poner el NCF

✅ Fechas válidas
Fecha de recepción no puede ser futura
Fecha de vencimiento debe ser futura

✅ Formato de NCF correcto
Debe cumplir formato estándar (B01-0100123456)

Si algo está mal: Aparece mensaje de error indicando qué corregir.

Ejemplos Prácticos​

Ejemplo 1: Recepción completa simple​

Situación: Te llegó todo lo que pediste, sin problemas.

Orden OC-0025:

  • Proveedor: Distribuidora XYZ (Formal)
  • Producto: Arroz Blanco 5lb
  • Cantidad ordenada: 100
  • Almacén: Central

Recepción:

  1. Fecha: 15/03/2024 (hoy)
  2. Tipo NCF: B01
  3. NCF: B01-0100245678
  4. Cantidad recibida: 100
  5. Número de lote: L20240310
  6. Fecha vencimiento: 10/03/2025
  7. Notas: "Todo en orden, verificado"
  8. Registrar Recepción

Resultado:

  • ✅ Inventario: +100 unidades de Arroz
  • ✅ Estado orden: Recibida (verde)
  • ✅ NCF guardado para reporte 608

Ejemplo 2: Recepción parcial (parte de los productos)​

Situación: Solo llegó la mitad de lo que pediste.

Orden OC-0030:

  • Proveedor: Importadora ABC
  • Producto: Monitor 24" LED
  • Cantidad ordenada: 40
  • Almacén: Tienda Centro

Recepción día 1 (18/03):

  1. Fecha: 18/03/2024
  2. Tipo NCF: B01
  3. NCF: B01-0100333444
  4. Cantidad recibida: 20 (solo llegó la mitad)
  5. Notas: "Primera entrega, esperando 20 más"
  6. Registrar Recepción

Resultado:

  • ✅ Inventario: +20 monitores
  • ⚠️ Estado orden: Parcial (amarillo)
  • ✅ Pendiente: 20 monitores

Recepción día 2 (25/03):

  1. Fecha: 25/03/2024
  2. (No pide NCF de nuevo, ya lo ingresaste)
  3. Cantidad recibida: 20 (el resto)
  4. Notas: "Recepción final completada"
  5. Registrar Recepción

Resultado:

  • ✅ Inventario: +20 monitores más (total 40)
  • ✅ Estado orden: Recibida (verde)
  • ✅ Orden completada

Ejemplo 3: Múltiples productos, recepción selectiva​

Situación: Te llegaron algunos productos, otros no.

Orden OC-0035:

  • Proveedor: Granja El Campo (Informal)
  • Productos:
    • Leche 1L: 48 unidades
    • Queso 1lb: 30 unidades
    • Yogurt 250g: 60 unidades

Recepción:

  1. Fecha: 20/03/2024
  2. (No pide NCF, proveedor informal)
  3. Leche:
    • Cantidad recibida: 48 ✅
    • Lote: L20240319
    • Vencimiento: 25/03/2024
  4. Queso:
    • Cantidad recibida: 30 ✅
    • Lote: Q20240318
    • Vencimiento: 10/04/2024
  5. Yogurt:
    • Cantidad recibida: 0 ❌ (no llegó)
    • Notas: "Yogurt agotado, enviarán mañana"
  6. Registrar Recepción

Resultado:

  • ✅ Inventario: +48 leches, +30 quesos
  • ⚠️ Estado orden: Parcial
  • Pendiente: 60 yogurts

Ejemplo 4: Productos con daños​

Situación: Algunos productos llegaron dañados.

Orden OC-0040:

  • Proveedor: Textiles del Sur
  • Producto: Camisa Polo Talla M
  • Cantidad ordenada: 100

Recepción:

  1. Fecha: 22/03/2024
  2. Tipo NCF: B01
  3. NCF: B01-0100567890
  4. Cantidad recibida: 95 (5 llegaron dañadas)
  5. Notas: "5 unidades con empaque roto, no recibidas. Proveedor reenviará."
  6. Registrar Recepción

Resultado:

  • ✅ Inventario: +95 camisas (solo las buenas)
  • ⚠️ Estado: Parcial
  • Pendiente: 5 camisas
  • 📝 Registro del problema

Después:

  • Coordinas con proveedor el reenvío de 5
  • Cuando lleguen, haces segunda recepción de 5

Consejos Importantes​

✅ Mejores Prácticas​

  1. Verifica físicamente antes de registrar:

    • Cuenta las unidades reales
    • Revisa calidad
    • Confirma que es el producto correcto

  2. Registra el mismo día:

    • Inventario siempre actualizado
    • Evitas olvidos
    • Mejor control

  3. Guarda el NCF correctamente (RD):

    • Pide factura con NCF al proveedor
    • Verifica que esté legible
    • Ingresa en el sistema inmediatamente
    • Archiva factura física

  4. Usa lotes y vencimientos en productos críticos:

    • Alimentos: SIEMPRE
    • Medicinas: SIEMPRE
    • Cosméticos: SIEMPRE
    • Ropa: No necesario

  5. Anota problemas en notas:

    • Daños encontrados
    • Discrepancias
    • Condiciones especiales
    • Acuerdos con proveedor

  6. Foto de productos con daños:

    • Toma foto con tu celular
    • Guárdala como respaldo
    • Útil para reclamaciones

⚠️ Errores Comunes​

  1. Recibir sin verificar:

    • Confías ciegamente
    • Registras 100 pero solo llegaron 95
    • Tu inventario queda incorrecto

  2. Olvidar el NCF (RD):

    • No lo pides al proveedor
    • No podrás reportar a DGII
    • Problemas fiscales

  3. No registrar fechas de vencimiento:

    • Productos se vencen sin darte cuenta
    • Pérdidas económicas

  4. Recibir más de lo pendiente:

    • El sistema no te dejará
    • Pero si intentas, pierdes tiempo

  5. Registrar días después:

    • Inventario desactualizado
    • Vendes productos que "no tienes"
    • Caos en el almacén

  6. Confundir unidades:

    • Proveedor envía cajas, tú cuentas unidades
    • Ejemplo: 10 cajas × 12 unidades = 120 unidades
    • Verifica qué unidad de medida usan

Problemas Comunes​

No veo el botón "Recibir Productos"​

Causas posibles:

  • La orden no está en estado "Enviada", "Confirmada" o "Parcial"
  • No tienes permiso de "Actualizar Órdenes"

Solución:

  • Verifica el estado de la orden
  • Contacta administrador sobre permisos

El sistema no me deja poner la cantidad que quiero​

Causa: Intentas recibir más de lo pendiente.

Ejemplo:

  • Pendiente: 50 unidades
  • Intentas poner: 60 unidades
  • ❌ Error

Solución: Solo puedes recibir hasta 50. Si realmente llegaron 60, hay un error en la orden original.

El NCF que ingresé es incorrecto​

Si NO has guardado: Corrígelo antes de registrar.

Si YA guardaste:

  • No puedes editarlo
  • Solución: Contacta soporte o tu administrador
  • En futuras versiones habrá opción de corregir

Olvidé registrar un lote o fecha de vencimiento​

Problema: Ya registraste la recepción pero olvidaste poner fecha de vencimiento.

Solución actual:

  • No hay forma de editar después
  • Próximas versiones tendrán esta opción
  • Por ahora: Lleva control manual en hoja de cálculo

Prevención: Revisa TODO antes de registrar.

Recibí productos pero no los encuentro en inventario​

Causas posibles:

  • Seleccionaste almacén equivocado
  • El registro falló (poco común)

Solución:

  1. Ve a Inventario → Movimientos
  2. Busca el movimiento de entrada de esa fecha
  3. Verifica a qué almacén fue
  4. Si no aparece, contacta soporte

¿Puedo cancelar una recepción?​

No directamente. Una vez registrada, no puedes "desrecepcionar".

¿Qué hacer si fue error?

  • Contacta soporte
  • Ellos pueden revertir el movimiento de inventario
  • En futuras versiones habrá opción de ajustar

Preguntas Frecuentes​

¿Puedo recibir sin tener la factura del proveedor?​

Sí, puedes recibir los productos. Pero si es proveedor formal (RD), NECESITARÁS el NCF para el reporte 608. Recomendación: Pide la factura antes de recibir.

¿Qué pasa si recibo productos que no pedí?​

El sistema solo te permite recibir productos que estén en la orden. Si llegó algo extra, deberías:

  1. Coordinar con el proveedor
  2. Crear movimiento manual de entrada (si decides quedártelo)

¿Puedo recibir productos de varias órdenes a la vez?​

No. Cada orden se recibe por separado.

¿El proveedor ve cuando recibo la orden?​

No. El sistema no notifica automáticamente al proveedor.

¿Puedo editar una recepción después de guardarla?​

No. Por eso es crucial verificar antes de registrar.

¿Qué pasa si nunca llegan productos faltantes de una orden parcial?​

La orden queda en estado "Parcial" indefinidamente. Deberías:

  1. Coordinar con proveedor
  2. Si confirma que no enviarán más, puedes dejar la orden así
  3. O contactar soporte para marcarla como completada

¿Los lotes se muestran en el inventario?​

Sí, cuando consultas el inventario puedes ver los lotes disponibles de cada producto.

¿Puedo recibir en un almacén diferente al de la orden?​

No. Se recibe en el almacén especificado en la orden. Si necesitas cambiar almacén, hazlo ANTES de recibir (editando la orden si es borrador).

¿El costo unitario puede cambiar al recibir?​

No. Se usa el costo definido en la orden. Si el costo real fue diferente, deberás ajustarlo en la gestión de productos después.

¿Puedo imprimir un comprobante de recepción?​

Actualmente no hay comprobante específico, pero puedes:

  1. Ver detalles de la orden
  2. Ahí aparecen todas las recepciones
  3. Imprimir esa página

Próximos Pasos​

¡Felicidades! Ya sabes cómo recibir órdenes de compra. Ahora puedes:

  1. Revisar tus órdenes: Listado de Órdenes →
  2. Crear nuevas órdenes: Crear Orden →
  3. Ver introducción completa: Intro Órdenes de Compra →

Tu inventario estará siempre actualizado si recibes las órdenes correctamente. ¡Éxito!