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Secuencias NCF

¿Qué son las Secuencias NCF?​

Las Secuencias NCF son los rangos de Números de Comprobante Fiscal que la DGII te autoriza a usar. Cada secuencia es un bloque de números consecutivos que usarás para tus facturas.

Ejemplo de secuencia:

  • Tipo: B01 (Factura con Valor Fiscal)
  • Desde: B0100000001
  • Hasta: B0100000500
  • Total: 500 facturas disponibles

¿Para qué sirven?​

  • ✅ Registrar los rangos NCF que te autorizó la DGII
  • ✅ Controlar cuántos NCF has usado y cuántos te quedan
  • ✅ Ver fechas de vencimiento de cada secuencia
  • ✅ Activar/desactivar secuencias según necesites
  • ✅ Exportar listas de secuencias para auditorías

¿Cómo entrar a Secuencias NCF?​

  1. Inicia sesión en CloudSuite Pro
  2. En el menú lateral, busca "NCF"
  3. Haz clic en "Secuencias NCF" o "Gestión de Secuencias"
  4. ¡Listo! Verás todas tus secuencias registradas

Crear una Nueva Secuencia NCF​

Requisito Previo​

⚠️ Importante: Primero debes solicitar y recibir autorización de la DGII para un rango de NCF. No puedes inventar los números.

Paso a Paso​

  1. Haz clic en el botón "+ Nueva Secuencia" (esquina superior derecha)

  2. Tipo de NCF:

    • Selecciona el tipo correcto según el documento de la DGII
    • B01: Factura con Valor Fiscal (la más común)
    • B02: Factura de Consumo Final
    • B14: Comprobante de Régimen Especial
    • B15: Comprobante Gubernamental
    • B16: Comprobante para Exportaciones

  3. Información del Rango:

    • Número Inicial: El primer número que te dio la DGII
      • Ejemplo: B0100000001
    • Número Final: El último número del rango
      • Ejemplo: B0100000500
    • Prefijo: Generalmente B01, B02, etc. (viene en la autorización)

  4. Vigencia:

    • Fecha de Vencimiento: Hasta cuándo puedes usar estos NCF
    • ⚠️ Revisa bien este dato en el documento de la DGII
    • Generalmente la DGII autoriza por 1-2 años

  5. Sucursal (opcional):

    • Si tienes varias sucursales, asigna esta secuencia a una específica
    • O déjalo vacío para que todas las sucursales puedan usarla

  6. Estado Inicial:

    • Activo: La secuencia se puede usar de inmediato
    • Inactivo: La guardas para activarla después

  7. Haz clic en "Guardar Secuencia" ✅

💡 Consejo: Ten a mano el documento de autorización de la DGII al crear la secuencia.

Ver Lista de Secuencias​

La lista muestra todas tus secuencias con:

Información por Columna:​

  • Tipo: B01, B02, B14, B15, B16
  • Rango: Del número inicial al final
  • Actual: Cuál es el siguiente número que se usará
  • Uso: Cantidad usada / Total disponible
  • %: Porcentaje usado (con barra de progreso visual)
  • Vigencia: Fecha de vencimiento
  • Estado:
    • 🟢 Activa
    • 🟡 Por vencer
    • 🔴 Vencida
    • ⚫ Inactiva

Filtrar Secuencias​

Usa los filtros para encontrar lo que necesitas:

Por Tipo de NCF​

  • Ver solo secuencias B01
  • O solo B02, etc.

Por Estado​

  • Todas: Muestra todo
  • Activas: Solo las que puedes usar ahora
  • Vencidas: Las que ya no sirven
  • Por vencer: Las que necesitan atención urgente

Por Sucursal​

  • Si tienes secuencias específicas por sucursal

Editar una Secuencia​

  1. En la lista, encuentra la secuencia que quieres modificar
  2. Haz clic en el icono de lápiz (✏️) o botón "Editar"

¿Qué puedes editar?​

✅ Puedes cambiar:

  • Estado (Activo/Inactivo)
  • Fecha de vencimiento
  • Sucursal asignada

❌ NO puedes cambiar:

  • Tipo de NCF
  • Rango de números (inicial y final)
  • Número actual

💡 Por qué no se puede cambiar el rango: Estos números ya están autorizados por la DGII y pueden estar siendo usados.

Activar o Desactivar una Secuencia​

¿Cuándo desactivar una secuencia?​

  • Ya se venció y no quieres que aparezca en alertas
  • Guardaste una secuencia para usar después
  • Quieres forzar el uso de otra secuencia primero

Cómo hacerlo:​

Opción 1: Desde la lista

  1. Encuentra la secuencia
  2. Busca el switch (interruptor)
  3. Haz clic para cambiar estado
    • 🟢 Verde = Activa
    • ⚫ Gris = Inactiva

Opción 2: Editando

  1. Edita la secuencia
  2. Marca o desmarca "Activo"
  3. Guardar cambios

⚠️ Cuidado: Si desactivas todas las secuencias de un tipo (ej: todas las B01), no podrás emitir ese tipo de factura.

Orden de Uso de Secuencias​

¿En qué orden se usan?​

Si tienes múltiples secuencias activas del mismo tipo:

  1. Primero: La más antigua (fecha de creación más temprana)
  2. Después: La que vence primero
  3. Finalmente: Las más nuevas

Ejemplo:

  • Secuencia B01 #1: Vence 30/03/2024
  • Secuencia B01 #2: Vence 30/06/2024
  • Secuencia B01 #3: Vence 30/12/2024

El sistema usará primero la #1, luego la #2, finalmente la #3.

Exportar Secuencias​

Para reportes, auditorías o respaldo:

  1. Haz clic en "Exportar" (esquina superior derecha)
  2. Elige el formato:
    • 📄 PDF: Para imprimir o presentar
    • 📊 Excel: Para análisis o modificar
  3. Opcionalmente, filtra por fechas
  4. El archivo se descargará automáticamente

Ejemplos Prácticos​

Ejemplo 1: Primera Secuencia de un Negocio Nuevo​

Situación: Acabas de abrir tu negocio y recibiste tu primera autorización de DGII.

Documento DGII dice:

  • Tipo: B01 (Factura con Valor Fiscal)
  • Desde: B0100000001
  • Hasta: B0100001000
  • Vigencia: 31/12/2024

Pasos:

  1. "Nueva Secuencia"
  2. Tipo: B01
  3. Número Inicial: B0100000001
  4. Número Final: B0100001000
  5. Fecha Vencimiento: 31/12/2024
  6. Estado: Activo ✅
  7. Guardar

Resultado: Ya puedes emitir facturas. El sistema usará automáticamente B0100000001, luego B0100000002, y así sucesivamente.

Ejemplo 2: Secuencia de Respaldo​

Situación: Tu secuencia B01 ya tiene 90% usado. La DGII te autorizó una nueva.

Ya tienes:

  • Secuencia B01 #1: 900/1000 usados (90%)
  • Vence: 31/12/2024

Nueva autorización DGII:

  • Desde: B0100001001
  • Hasta: B0100002000
  • Vence: 30/06/2025

Acción:

  1. Crea la nueva secuencia
  2. Estado: Activo
  3. El sistema:
    • Seguirá usando la #1 hasta agotarla (100 facturas restantes)
    • Luego automáticamente cambiará a la #2

💡 Beneficio: No hay interrupción. Cuando se acabe la primera, la segunda toma el control automáticamente.

Ejemplo 3: Secuencia por Sucursal​

Situación: Tienes 2 sucursales y quieres secuencias separadas para cada una.

Sucursal Norte:

  • Secuencia B01: 001-500
  • Asignada a: Sucursal Norte

Sucursal Sur:

  • Secuencia B01: 501-1000
  • Asignada a: Sucursal Sur

Resultado: Cada sucursal usa solo sus números. Más fácil de controlar y auditar.

Ejemplo 4: Secuencia Vencida​

Situación: Una secuencia venció pero aún tienes números sin usar.

Estado actual:

  • Secuencia B01: 600/1000 usados
  • Vencimiento: 15/01/2024
  • Hoy es: 20/01/2024 (¡Ya venció!)

Acción:

  1. ❌ No puedes usar los 400 números restantes (la DGII no lo permite)
  2. Marca la secuencia como inactiva
  3. Solicita nueva autorización a la DGII
  4. Registra la nueva secuencia

💡 Lección: Solicita secuencias nuevas ANTES del vencimiento, no después.

Consejos Importantes​

✅ Mejores Prácticas​

  1. Ten secuencias de respaldo:

    • Cuando llegues a 70% de uso
    • Solicita y registra la siguiente secuencia
    • No esperes a 100%

  2. Verifica bien los números:

    • Copia exactamente del documento DGII
    • Un error puede causar problemas legales
    • Revisa 2-3 veces antes de guardar

  3. Organiza por sucursal:

    • Si tienes varias sucursales
    • Asigna secuencias específicas
    • Facilita auditorías

  4. Guarda documentos de la DGII:

    • Escanea o fotografía las autorizaciones
    • Guárdalas junto a las secuencias
    • Las necesitarás para auditorías

  5. Monitorea el uso regularmente:

    • Revisa el dashboard cada semana
    • Actúa cuando llegues a 70-80%
    • No esperes a las alertas rojas

⚠️ Errores Comunes​

  1. Escribir mal los números:

    • B0100000001 es diferente de B0100000010
    • Verifica dígito por dígito

  2. Confundir tipos de NCF:

    • B01 y B02 son diferentes
    • Cada tipo sirve para casos específicos

  3. Olvidar la fecha de vencimiento:

    • Los NCF vencen aunque no los uses
    • Configura alertas con anticipación

  4. No tener respaldo:

    • Una sola secuencia activa es peligroso
    • Si se agota, no puedes facturar

  5. Registrar secuencias no autorizadas:

    • NO inventes números
    • Solo usa los que la DGII te autorizó

Problemas Comunes​

No puedo crear una secuencia​

Causas posibles:

  • No tienes permiso (contacta al administrador)
  • Ya existe una secuencia con ese rango

Solución:

  • Verifica tus permisos
  • Revisa que los números no estén duplicados

La secuencia se marca como vencida antes de tiempo​

Causa: La fecha de vencimiento está mal ingresada.

Solución:

  1. Edita la secuencia
  2. Corrige la fecha de vencimiento
  3. Verifica con el documento de la DGII

El sistema no usa la secuencia que quiero​

Causa: Hay otra secuencia activa más antigua del mismo tipo.

Solución:

  1. Desactiva temporalmente las secuencias que no quieres usar
  2. Deja activa solo la que quieres
  3. El sistema usará esa automáticamente

Se duplicó el número NCF en dos facturas​

Causa: Error crítico del sistema (muy raro).

Solución:

  1. Documenta las dos facturas
  2. Contacta a soporte inmediatamente
  3. Anula una de las facturas
  4. Reporta a la DGII si es necesario

Perdí el documento de autorización de DGII​

Solución:

  1. Solicita copia en el portal de la DGII
  2. O visita oficina DGII con tu RNC
  3. Mientras tanto, consulta tu contador

Preguntas Frecuentes​

¿Cuántas secuencias puedo tener?​

Ilimitadas. Puedes registrar todas las que la DGII te autorice.

¿Puedo eliminar una secuencia?​

Generalmente no deberías, es mejor desactivarla. Si realmente necesitas eliminarla y no tiene facturas asociadas, contacta a soporte.

¿Qué pasa si me salto números?​

No es recomendable. La DGII requiere que uses los números secuencialmente. El sistema lo hace automáticamente.

¿Puedo compartir una secuencia entre sucursales?​

Sí, si no asignas sucursal específica, todas pueden usarla. Pero es más difícil de auditar.

¿Los números se reutilizan?​

No. Una vez usado un NCF, ese número no se puede volver a usar. Son únicos e irrepetibles.

¿Qué hago con secuencias vencidas?​

Desactívalas para que no aparezcan en alertas. Mantenlas en el sistema para historial y auditorías.

¿Puedo cambiar el número actual de una secuencia?​

No directamente. Si necesitas hacerlo (por ejemplo, porque anulaste facturas), contacta a soporte técnico.

¿Cómo transfiero secuencias a otra sucursal?​

Edita la secuencia y cambia la sucursal asignada. Los números ya usados seguirán asociados a la sucursal original.

¿El sistema me avisa cuando se agota una secuencia?​

Sí, verás alertas en el dashboard cuando llegues al porcentaje configurado (por defecto 90%) o cuando falten X días para vencer.

¿Cuánto tarda la DGII en autorizar nuevas secuencias?​

Depende, puede tardar desde 1 día hasta varias semanas. Por eso es importante solicitarlas con anticipación. No esperes a quedarte sin NCF.