Dashboard NCF
¿Qué es el Dashboard NCF?
El Dashboard NCF es tu pantalla principal de control donde ves de un vistazo el estado de todos tus Números de Comprobante Fiscal. Es como el tablero de tu auto que te muestra si todo está bien o si hay algo que necesita atención.
¿Para qué sirve?
- ✅ Ver rápidamente cuántas secuencias NCF tienes
- ✅ Recibir alertas críticas de NCF por vencer o agotarse
- ✅ Revisar el estado de cada secuencia
- ✅ Acceder rápidamente a otras secciones
- ✅ Monitorear el uso de tus NCF
¿Cómo entrar al Dashboard NCF?
- Inicia sesión en CloudSuite Pro
- En el menú lateral, busca "NCF" o "Fiscalización"
- Haz clic en "Dashboard NCF" (generalmente la primera opción)
- ¡Listo! Verás la pantalla principal
¿Qué verás en el Dashboard?
🔴 Alertas Críticas (Parte Superior)
Lo primero que verás son las alertas importantes:
Alerta Roja - Secuencias por Vencer/Agotar
⚠️ ¡Atención! Tienes 2 secuencia(s) próxima(s) a vencer o agotarse.
Debes solicitar nuevas secuencias a la DGII.
¿Qué significa?
- Tienes secuencias NCF que están por acabarse (números casi agotados)
- O están cerca de su fecha de vencimiento
- Acción urgente: Solicita nuevas secuencias a la DGII YA
Alerta Naranja - Secuencias Vencidas
ℹ️ Tienes 1 secuencia(s) vencida(s).
Estas secuencias no se pueden utilizar para nuevas facturas.
¿Qué significa?
- Hay secuencias que ya pasaron su fecha de vencimiento
- No las puedes usar más
- Debes archivarlas o desactivarlas
📊 Estadísticas Principales
Cuatro tarjetas con información clave:
1. Total Secuencias
- Número grande: Cuántas secuencias NCF tienes registradas en total
- Ejemplo: 8 secuencias registradas
2. Secuencias Activas (Verde ✅)
- Número grande en verde: Cuántas secuencias están funcionando correctamente
- Estas son las que puedes usar ahora mismo
- Ejemplo: 5 disponibles para uso
3. Por Vencer (Naranja ⚠️)
- Número grande en naranja: Cuántas necesitan atención urgente
- Están cerca de vencerse o agotarse
- Ejemplo: 2 necesitan acción
4. Vencidas (Rojo ❌)
- Número grande en rojo: Cuántas ya no se pueden usar
- Pasaron su fecha de vencimiento
- Ejemplo: 1 vencida
📋 Lista de Secuencias
Debajo de las estadísticas, verás una tabla con todas tus secuencias:
Información que muestra cada fila:
- Tipo: B01, B02, B14, etc.
- Rango: Del número inicial al final (ej: B0100000001 - B0100000500)
- Uso: Cuántos has usado y cuántos te quedan
- Barra de progreso: Visual del porcentaje usado
- Vigencia: Fecha hasta cuándo es válida
- Estado: Activa, Vencida, Por vencer
Interpretando los Colores
🟢 Verde - Todo bien
- Secuencia activa y con muchos números disponibles
- Vigencia amplia
- Uso menor al 70%
🟡 Amarillo - Precaución
- Uso entre 70% y 90%
- O faltan 30-60 días para vencer
- Empieza a planear solicitar nueva secuencia
🔴 Rojo - Urgente
- Uso mayor al 90%
- O faltan menos de 30 días para vencer
- Acción inmediata requerida
Ejemplo Práctico
Situación Normal (Todo Verde):
📊 Estadísticas:
- Total Secuencias: 4
- Activas: 4 🟢
- Por Vencer: 0
- Vencidas: 0
No hay alertas críticas
Interpretación: Todo está perfecto, continúa trabajando normalmente.
Situación de Alerta (Amarillo):
📊 Estadísticas:
- Total Secuencias: 4
- Activas: 3 🟢
- Por Vencer: 1 🟡
- Vencidas: 0
⚠️ Alerta: 1 secuencia próxima a vencer
Lista de secuencias:
| Tipo | Rango | Uso | Vigencia | Estado |
|---|---|---|---|---|
| B01 | 001-500 | 450/500 (90%) 🟡 | 15/04/2024 | Por vencer |
Acción: Solicita nueva secuencia B01 a la DGII esta semana.
Situación Crítica (Rojo):
📊 Estadísticas:
- Total Secuencias: 4
- Activas: 2 🟢
- Por Vencer: 2 🔴
- Vencidas: 0
🔴 ¡Atención! Tienes 2 secuencias próximas a agotarse
Lista de secuencias:
| Tipo | Rango | Uso | Vigencia | Estado |
|---|---|---|---|---|
| B01 | 001-500 | 495/500 (99%) 🔴 | 30/03/2024 | CRÍTICO |
| B02 | 001-200 | 185/200 (93%) 🔴 | 28/02/2024 | Por agotar |
Acción URGENTE:
- Solicita nuevas secuencias HOY
- Estas secuencias se agotarán en días
- Sin NCF no podrás facturar
Acciones Rápidas desde el Dashboard
Desde el dashboard puedes hacer clic en:
Botón "Nueva Secuencia"
- Te lleva a crear una nueva secuencia NCF
- Usa esto cuando recibas autorización de la DGII
Botón "Ver Todas"
- Te lleva a la lista completa de secuencias
- Donde puedes editar, desactivar, ver detalles
Botón "Configuración"
- Te lleva a ajustar las reglas del sistema NCF
- Alertas, tasas de impuestos, etc.
Botón "Reportes DGII"
- Genera reportes 607 y 608
- Para enviar a la DGII
Frecuencia de Revisión
✅ Diariamente (recomendado)
- Abre el dashboard cada mañana
- Revisa si hay alertas rojas o naranjas
- Toma 30 segundos
⚠️ Mínimo semanalmente
- Si no puedes diario, revísalo cada lunes
- Puede que te sorprenda una secuencia agotada
❌ Nunca revises mensualmente
- Es muy tarde, te quedarás sin NCF
- No podrás facturar
Consejos Importantes
✅ Mejores Prácticas
- Revisa el dashboard cada mañana: Como primer hábito del día
- Actúa con alertas naranjas: No esperes al rojo
- Ten secuencias de respaldo: Siempre 2 activas por tipo
- Solicita NCF con anticipación: Proceso de DGII puede tardar semanas
- Documenta todo: Guarda emails de autorización de DGII
⚠️ Errores Comunes
- Ignorar alertas naranjas: Cuando llegue al rojo, será muy tarde
- No tener respaldo: Una sola secuencia activa es riesgoso
- Olvidar las fechas: Los NCF vencen aunque no los uses
- Esperar a agotarse: Solicita nuevos al llegar a 70% de uso
- No planear anticipadamente: El trámite en DGII no es instantáneo
Problemas Comunes
El dashboard dice que tengo secuencias vencidas pero sigo facturando
Causa: El sistema está usando otra secuencia activa del mismo tipo.
Solución:
- Ve a "Secuencias NCF"
- Desactiva o elimina las secuencias vencidas
- Así el dashboard quedará limpio
No veo alertas pero una secuencia está casi agotada
Causa: La configuración de alertas puede estar mal ajustada.
Solución:
- Ve a "Configuración NCF"
- Revisa el campo "Alertar con X días de anticipación"
- Ajusta a 30 días (recomendado)
- Las alertas aparecerán automáticamente
El dashboard está vacío
Causas posibles:
- No has registrado ninguna secuencia NCF
- No tienes permisos para ver NCF
Solución:
- Si eres administrador: Ve a "Secuencias NCF" y crea la primera
- Si eres empleado: Pide a tu administrador que te dé acceso
Los números no coinciden con lo que veo en DGII
Causa: Puede haber facturas eliminadas o anuladas que afectan el conteo.
Solución:
- Ve a "Reportes DGII"
- Genera reporte 607
- Compara con lo que muestra el dashboard
- Si hay diferencia, contacta a soporte
Preguntas Frecuentes
¿Con qué frecuencia se actualiza el dashboard?
Se actualiza en tiempo real. Cada vez que emites una factura, el contador se actualiza automáticamente.
¿Puedo personalizar las alertas?
Sí, en "Configuración NCF" puedes ajustar:
- A cuántos días antes de vencer te alerta
- Si quieres alertas por email
- Umbral de porcentaje de uso para alertar
¿Qué hago si me quedé sin NCF?
Situación de emergencia:
- NO puedes emitir facturas sin NCF
- Contacta urgentemente a la DGII
- Solicita autorización de emergencia si aplica
- Mientras tanto, anota las ventas manualmente
- Factúralas cuando tengas NCF nuevos
¿Las secuencias vencidas se eliminan automáticamente?
No, permanecen en el sistema para historial. Puedes:
- Desactivarlas manualmente
- Dejarlas para referencia futura
- No afectan el funcionamiento
¿Puedo tener múltiples secuencias activas del mismo tipo?
Sí, es recomendable. Ejemplo:
- Secuencia B01 #1: En uso actual
- Secuencia B01 #2: De respaldo para cuando se agote la #1
El sistema usa automáticamente la más antigua primero.
¿El dashboard muestra información de todas las sucursales?
Sí, muestra información consolidada de todas las sucursales. Si tienes secuencias específicas por sucursal, aparecen todas en el dashboard.
¿Qué pasa si no reporto a tiempo a la DGII?
Puedes recibir multas y sanciones de la DGII. El dashboard te recordará generar reportes, pero es tu responsabilidad enviarlos a tiempo (generalmente antes del día 15 del mes siguiente).
¿Cómo sé cuántos NCF necesito solicitar?
Fórmula aproximada:
NCF necesarios = (Facturas promedio por día × 30 días) + 30% de margen
Ejemplo:
- Emites 20 facturas diarias
- 20 × 30 = 600 facturas/mes
- 600 + 30% = 780 NCF
- Solicita mínimo 800-1000 NCF
¿Las secuencias NCF se comparten entre usuarios?
Sí, todos los usuarios de tu empresa usan las mismas secuencias NCF. El sistema asigna automáticamente el siguiente número disponible, sin importar quién haga la factura.