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Registrar Pago
¿Qué es Registrar un Pago?
Es el proceso de documentar cuando un cliente te paga dinero que te debe por compras a crédito. Al registrar el pago:
- Se reduce lo que el cliente debe
- Se actualiza el estado de sus facturas
- Aumenta su crédito disponible para seguir comprando
¿Cómo Acceder?
- Ve a "Crédito y Cobranza" → pestaña "Cuentas por Cobrar"
- Busca el cliente que va a pagar
- Haz clic en botón verde "Recibir Pago"
- Se abre ventana de registro de pago
Pantalla de Registro de Pago
Sección 1: Resumen del Cliente
Al abrir el diálogo, verás 3 tarjetas con información del cliente:
💳 Límite de Crédito
Qué es: Máximo total que puede deber este cliente.
Ejemplo: RD$ 100,000.00
Color: Azul
💰 Saldo Pendiente
Qué es: Cuánto debe en este momento.
Ejemplo: RD$ 45,000.00
Color: Rojo (deuda)
Importante: Este es el dinero que viene a pagarte.
📊 Crédito Disponible
Qué es: Cuánto más puede comprar a crédito sin pagar.
Cálculo: Límite - Saldo = Disponible
Ejemplo: RD$ 100,000 - RD$ 45,000 = RD$ 55,000
Color: Verde (disponible)
Sección 2: Facturas Pendientes
Tabla de Facturas
Verás todas las facturas que el cliente aún no ha pagado o ha pagado parcialmente.
Columnas:
| Factura | NCF | Total | Pendiente | Acción |
|---|---|---|---|---|
| FAC-0125 | B0100000125 | RD$ 20,000.00 | RD$ 20,000.00 | [Seleccionar] |
| FAC-0132 | B0100000132 | RD$ 25,000.00 | RD$ 25,000.00 | [Seleccionar] |
1. Factura
- Número único de la factura
- Ejemplo: FAC-0125
2. NCF (Número de Comprobante Fiscal)
- Comprobante oficial de DGII
- Puede estar vacío si no se generó NCF
- Ejemplo: B0100000125
3. Total
- Monto original de la factura cuando se creó
- Ejemplo: RD$ 20,000.00
4. Pendiente
- Cuánto falta por pagar de esta factura
- Color: Rojo
- Ejemplo: RD$ 20,000.00 (sin pagar) o RD$ 10,000.00 (parcial)
Diferencia entre Total y Pendiente:
Total: RD$ 20,000 (monto original)
Ya pagó: RD$ 8,000
Pendiente: RD$ 12,000 (falta pagar)
5. Botón Seleccionar
- Botón con ícono de cheque
- Clic aquí para elegir esta factura
- Una vez seleccionada:
- ✅ Botón se marca en verde
- ✅ Monto del pago se llena automático
- ✅ Solo puedes seleccionar una a la vez
¿Qué pasa si no hay facturas?
Mensaje: "No se encontraron facturas pendientes"
Razón: El cliente no tiene facturas sin pagar.
Acción: No puedes registrar pago. Verifica que sea el cliente correcto.
Sección 3: Formulario de Pago
1. Monto del Pago * (Obligatorio)
Qué ingresar: Cantidad de dinero que el cliente está pagando ahora.
Características:
- Ícono: 💵 Dólar
- Tipo: Número con decimales
- Placeholder: "Ingrese el monto del pago"
Auto-completado: Cuando seleccionas una factura, este campo se llena automáticamente con el monto pendiente de esa factura.
Ejemplo de auto-completado:
Seleccionas factura con pendiente: RD$ 15,000
Campo "Monto" se llena con: 15000
Puedes cambiarlo: Sí, si el cliente paga menos (pago parcial).
Reglas:
- ✅ Debe ser mayor a 0
- ✅ No puede ser mayor al saldo pendiente del cliente
- ✅ No puede ser mayor al pendiente de la factura seleccionada
- ❌ No puede tener más de 2 decimales
Ejemplos válidos:
10000 (pago completo)
5000 (pago parcial)
2500.50 (con centavos)
Ejemplos inválidos:
0 (debe ser mayor a cero)
50000 (si cliente solo debe 30000)
15000 (si factura seleccionada solo tiene pendiente 10000)
-500 (no puede ser negativo)
2. Método de Pago * (Obligatorio)
Qué seleccionar: Forma en que el cliente está pagando.
Opciones disponibles:
💵 Efectivo
Cuándo usar: Cliente paga con dinero en efectivo.
Características:
- Referencia: Opcional
- Más común en ventas presenciales
- Recibe el dinero físicamente
Ejemplo:
Cliente: "Aquí tienes RD$ 10,000 en efectivo"
Seleccionas: Efectivo
Referencia: (puedes dejar vacío)
💳 Tarjeta
Cuándo usar: Cliente paga con tarjeta de débito o crédito.
Características:
- Referencia: OBLIGATORIA
- Debes ingresar número de voucher o autorización
- Comprueba transacción bancaria
Ejemplo:
Cliente paga con tarjeta
Terminal genera voucher: 1234567890
Seleccionas: Tarjeta
Referencia: 1234567890 (obligatorio)
⚠️ Si no ingresas referencia: Sistema no permite registrar el pago.
🏦 Transferencia
Cuándo usar: Cliente transfiere dinero desde su banco al tuyo.
Características:
- Referencia: OBLIGATORIA
- Debes ingresar número de transacción bancaria
- Verifica que el dinero llegó a tu cuenta
Ejemplo:
Cliente: "Te transferí RD$ 15,000"
Verificas en banca online: recibiste RD$ 15,000
Banco muestra transacción: TRF-2024-0315-789
Seleccionas: Transferencia
Referencia: TRF-2024-0315-789 (obligatorio)
⚠️ Si no ingresas referencia: Sistema no permite registrar el pago.
Importante: Siempre verifica que el dinero realmente llegó antes de registrar.
3. Sucursal
Qué muestra: Sucursal donde estás trabajando actualmente.
Ejemplo: "Sucursal Principal"
Características:
- 📍 Ícono de ubicación
- Campo deshabilitado (no editable)
- Se toma automáticamente del sistema
De dónde sale: Del menú superior donde seleccionas tu sucursal activa.
⚠️ Si no hay sucursal activa:
❌ No hay sucursal activa
Seleccione una sucursal en el menú superior
Solución: Ve al menú superior y selecciona una sucursal.
4. Referencia
Qué ingresar: Número de comprobante del pago.
Características:
- 📝 Ícono de documento
- Campo de texto
- Placeholder: "Número de referencia del pago"
Cuándo es obligatorio:
| Método de Pago | Referencia |
|---|---|
| 💵 Efectivo | Opcional |
| 💳 Tarjeta | OBLIGATORIA |
| 🏦 Transferencia | OBLIGATORIA |
Ejemplos de referencias:
Para Tarjeta:
Número de voucher: 1234567890
Número de autorización: AUTH-456789
Código de terminal: 9876543210
Para Transferencia:
Número de transacción: TRF-2024-0315-001
Referencia bancaria: REF456789012
Código de operación: OP-789456123
Para Efectivo (opcional):
Recibo-001 (si das recibo manual)
Caja-Turno-Mañana
(o dejar vacío)
Para qué sirve la referencia:
- ✅ Rastrear el pago en registros bancarios
- ✅ Auditorías contables
- ✅ Resolver disputas con clientes
- ✅ Conciliación bancaria
- ✅ Verificar que el pago existió
5. Notas (Opcional)
Qué ingresar: Cualquier observación sobre este pago.
Características:
- 📝 Ícono de nota
- Campo de texto largo
- Placeholder: "Notas adicionales sobre el pago (opcional)"
No es obligatorio: Puedes dejarlo vacío.
Cuándo usar notas:
Pago parcial:
"Abono de RD$ 5,000. Cliente pagará resto la próxima semana."
Pago con billetes grandes:
"Cliente pagó con billete de RD$ 2,000. Se le dio cambio de RD$ 500."
Pago con retraso:
"Pago de factura vencida hace 30 días. Cliente se compromete a estar al día."
Acuerdo especial:
"Descuento de RD$ 1,000 autorizado por gerencia por cliente frecuente."
Múltiples pagos en un día:
"Segundo pago del día. Total pagado hoy: RD$ 20,000."
Efectivo de otra persona:
"Pago hecho por Juan Pérez a nombre de María López (cliente)."
Límite: No hay límite de caracteres específico, pero se recomienda ser conciso.
Buenas prácticas:
- ✅ Sé breve y claro
- ✅ Incluye información útil para futuro
- ✅ Evita información personal sensible
- ✅ Usa lenguaje profesional
Proceso Paso a Paso
Caso: Pago Completo de una Factura
Situación:
- Cliente: Juan Pérez
- Debe: RD$ 20,000 en factura FAC-0125
- Viene a pagar todo en efectivo
Pasos:
1. Buscar Cliente
En "Cuentas por Cobrar"
Buscar: "Juan Pérez"
2. Abrir Diálogo de Pago
Clic en botón verde "Recibir Pago"
3. Ver Resumen
Límite: RD$ 50,000
Saldo: RD$ 20,000 (rojo)
Disponible: RD$ 30,000 (verde)
4. Ver Facturas
Tabla muestra:
FAC-0125 | Total: RD$ 20,000 | Pendiente: RD$ 20,000
5. Seleccionar Factura
Clic en "Seleccionar" en FAC-0125
6. Ver Auto-Completado
Campo "Monto" se llena con: 20000
7. Seleccionar Método
Método de Pago: Efectivo
8. Campos Opcionales
Referencia: (vacío)
Notas: (vacío)
9. Registrar
Clic en botón verde "Registrar Pago"
10. Ver Confirmación
✅ "Pago registrado exitosamente"
Ventana se cierra
Lista se actualiza
Resultado:
- ✅ Pago: PAG-0075 creado
- ✅ Factura FAC-0125: Estado → PAID
- ✅ Cliente: Saldo RD$ 20,000 → RD$ 0
- ✅ Cliente: Disponible RD$ 30,000 → RD$ 50,000
- ✅ Cliente desaparece de "Cuentas por Cobrar" (no debe nada)
Caso: Pago Parcial
Situación:
- Cliente: María López
- Debe: RD$ 50,000 en factura FAC-0132
- Solo abona: RD$ 20,000 con tarjeta
Pasos:
1-5. Igual que caso anterior
6. Modificar Monto
Campo muestra: 50000 (auto-completado)
Cambiar a: 20000 (pago parcial)
7. Método con Referencia
Método de Pago: Tarjeta
Referencia: 9876543210 (obligatorio - número de voucher)
8. Agregar Nota
Notas: "Abono parcial. Cliente pagará resto en 2 semanas."
9-10. Registrar
Resultado:
- ✅ Pago: PAG-0076 creado por RD$ 20,000
- ✅ Factura FAC-0132: Estado → PARTIAL
- ✅ Factura: Pendiente RD$ 50,000 → RD$ 30,000
- ✅ Cliente: Saldo total se reduce en RD$ 20,000
- ✅ Cliente permanece en lista (aún debe RD$ 30,000)
Caso: Pago con Transferencia
Situación:
- Cliente: Carlos Rodríguez
- Debe: RD$ 35,000
- Transfiere el monto completo
Proceso:
1. Cliente Te Avisa
Cliente: "Te transferí RD$ 35,000 a tu cuenta"
2. Verificar en Banco
Entras a banca online
Ves transacción recibida: RD$ 35,000
Número de transacción: TRF-2024-0315-456
3. Registrar en Sistema
Abres "Recibir Pago" para Carlos
Seleccionas su factura
Monto: 35000
Método: Transferencia
Referencia: TRF-2024-0315-456 (obligatorio)
Notas: "Transferencia verificada en cuenta 1234-5678"
Registrar
Resultado:
- ✅ Pago documentado con referencia bancaria
- ✅ Trazabilidad completa
- ✅ Puedes verificar en auditoría
- ✅ Cliente actualizado
Validaciones del Sistema
Antes de Abrir Diálogo
Sistema verifica:
- ✅ Cliente existe
- ✅ Cliente está activo
- ✅ Cliente tiene saldo pendiente > 0
- ✅ Hay facturas pendientes
Si algo falla, no abre el diálogo.
Al Seleccionar Factura
Sistema verifica:
- ✅ Factura pertenece al cliente
- ✅ Factura tiene saldo pendiente
- ✅ Factura está en estado PENDING o PARTIAL
Acción: Auto-completa monto con el pendiente de esa factura.
Al Intentar Registrar
Sistema valida:
Factura
❌ Si no seleccionaste factura:
Error: "Seleccione una factura"
Monto
❌ Si está vacío:
Error: "Ingrese un monto válido"
❌ Si es 0 o negativo:
Error: "El monto debe ser mayor a cero"
❌ Si excede saldo del cliente:
Error: "El monto (RD$ 60,000) excede el saldo pendiente (RD$ 45,000)"
❌ Si excede pendiente de factura:
Error: "El monto excede el saldo pendiente de la factura"
Método de Pago
❌ Si no seleccionaste:
Error: "Seleccione un método de pago"
Referencia
❌ Si es Tarjeta y no hay referencia:
Error: "La referencia es obligatoria para pagos con tarjeta"
❌ Si es Transferencia y no hay referencia:
Error: "La referencia es obligatoria para transferencias"
Sucursal
❌ Si no hay sucursal activa:
Error: "No hay sucursal activa"
Acción: Seleccione una sucursal en el menú superior
Si Todas las Validaciones Pasan
✅ Sistema procesa el pago:
- Crea registro de pago con número único (PAG-XXXX)
- Actualiza factura:
- Si pago completo → Estado: PAID
- Si pago parcial → Estado: PARTIAL
- Reduce monto pendiente
- Actualiza cliente:
- Reduce saldo pendiente
- Aumenta crédito disponible
- Actualiza totales:
- Estadísticas del módulo
- Contadores de facturas
- Muestra confirmación: "Pago registrado exitosamente"
- Cierra diálogo
- Refresca lista de cuentas por cobrar
Después del Registro
Cambios Inmediatos en Cliente
Antes del pago:
Saldo Pendiente: RD$ 45,000
Crédito Disponible: RD$ 55,000
Facturas Pendientes: 2
Después de pagar RD$ 15,000:
Saldo Pendiente: RD$ 30,000 ✓
Crédito Disponible: RD$ 70,000 ✓
Facturas Pendientes: 1 ✓ (si la factura se completó)
Estados de Factura
PENDING (Pendiente)
Qué significa: No ha recibido ningún pago.
Ejemplo:
Total: RD$ 20,000
Pagado: RD$ 0
Pendiente: RD$ 20,000
PARTIAL (Parcial)
Qué significa: Recibió pago parcial, aún falta dinero.
Ejemplo:
Total: RD$ 20,000
Pagado: RD$ 8,000
Pendiente: RD$ 12,000
PAID (Pagada)
Qué significa: Recibió pago completo.
Ejemplo:
Total: RD$ 20,000
Pagado: RD$ 20,000
Pendiente: RD$ 0
Nota: Factura pagada no aparece en lista de pendientes.
Historial de Pagos
Cada pago queda registrado con:
- Número: PAG-0075
- Fecha: 15/03/2024 10:30 AM
- Cliente: Juan Pérez (CLI-0025)
- Factura: FAC-0125
- Monto: RD$ 20,000.00
- Método: Efectivo
- Referencia: (si tiene)
- Sucursal: Sucursal Principal
- Usuario: Ana García (quien registró)
- Notas: (si tiene)
Casos Especiales
Cliente con Múltiples Facturas
Situación: Cliente tiene 5 facturas pendientes, ¿cuál cobrar primero?
Recomendación:
- Factura más antigua → Evitar atraso
- Factura más grande → Liberar más crédito
- Lo que el cliente prefiera → Mejorar relación
En el sistema:
- Solo puedes cobrar una factura por pago
- Puedes hacer múltiples pagos seguidos
Cliente Quiere Pagar "A Cuenta"
Situación: Cliente trae dinero pero no especifica para qué factura.
Solución:
- Pregúntale qué factura quiere abonar
- Si no sabe, sugiere la más antigua o más grande
- Registra el pago en la factura acordada
No puedes: Dejar el pago "en el aire" sin factura.
Pago Excede Monto de Factura
Ejemplo:
- Factura: RD$ 10,000 pendiente
- Cliente quiere pagar: RD$ 15,000
Sistema no permite: Pago mayor al pendiente de la factura seleccionada.
Solución:
- Cobra RD$ 10,000 para esa factura
- Haz segundo pago de RD$ 5,000 para otra factura
Error al Registrar
Si algo sale mal:
- Sistema muestra mensaje de error específico
- Pago NO se registra
- Puedes corregir y reintentar
Nunca se pierde información: Si falla, simplemente corrige el error.
Cliente Dice que Pagó pero No Aparece
Verificaciones:
- ¿Se registró el pago en el sistema?
- ¿Se seleccionó la factura correcta?
- ¿Se ingresó el monto correcto?
- ¿Hay error de comunicación?
Solución: Revisa historial de pagos o contacta soporte técnico.
Mejores Prácticas
✅ Verifica Antes de Registrar
Checklist:
- Cliente correcto
- Factura correcta
- Monto correcto
- Método de pago correcto
- Referencia ingresada (si aplica)
- Notas útiles (si es especial)
✅ Registra Inmediatamente
No esperes al final del día. Registra apenas:
- Recibas el efectivo
- Veas el comprobante de tarjeta
- Verifiques la transferencia bancaria
Razón: Evitar olvidos y mantener sistema actualizado.
✅ Guarda Comprobantes
Para Tarjeta:
- Guarda voucher físico
- Archívalo con número de pago
Para Transferencia:
- Screenshot de la transacción bancaria
- Archiva con número de pago
Para Efectivo:
- Recibo manual si lo das
- Cuadra caja al final del día
✅ Comunica Claramente con Cliente
Al recibir pago:
- Confirma monto en voz alta
- Indica qué factura estás cobrando
- Menciona saldo restante (si es parcial)
- Ofrece comprobante
Ejemplo de diálogo:
Tú: "Son RD$ 15,000 para la factura FAC-0125, ¿correcto?"
Cliente: "Sí, correcto."
Tú: "Perfecto. Tu saldo pendiente pasa de RD$ 30,000 a RD$ 15,000."
Cliente: "Entendido."
Tú: "¿Necesitas comprobante?"
✅ Documenta Situaciones Especiales
Usa el campo "Notas" para:
- Pagos parciales con plan de pago
- Descuentos autorizados
- Pagos de terceros
- Cualquier cosa fuera de lo normal
✅ Maneja Efectivo con Cuidado
Recuento:
- Cuenta el dinero frente al cliente
- Confirma el monto
- Guarda inmediatamente en caja
Cambio:
- Ten siempre cambio disponible
- Cuenta el cambio dos veces
✅ Verifica Transferencias SIEMPRE
Nunca registres transferencia sin verificar:
- Cliente dice que transfirió
- ESPERA a verificar en banca online
- CONFIRMA que recibiste el monto exacto
- ANOTA número de transacción
- AHORA SÍ registra el pago
Razón: Evitar fraudes o malentendidos.
Permisos Necesarios
Permiso: CAN_RECEIVE_PAYMENT
Qué permite: Registrar pagos de clientes.
Sin este permiso:
- ❌ No ves botón "Recibir Pago"
- ❌ No puedes abrir diálogo de pago
- ❌ No puedes cobrar
Quién debe tenerlo:
- ✅ Cajeros
- ✅ Encargados de cobranza
- ✅ Gerentes de sucursal
- ❌ Vendedores (normalmente)
- ❌ Personal de almacén
Preguntas Frecuentes
¿Puedo editar un pago después de registrarlo?
No directamente desde la interfaz. Si cometiste un error, contacta al administrador del sistema.
Prevención: Revisa bien antes de clic en "Registrar Pago".
¿Puedo eliminar un pago?
No desde esta pantalla. Contacta administrador si necesitas anular un pago.
¿El cliente recibirá comprobante automático?
Depende de configuración del sistema. Puede:
- Imprimirse automáticamente
- Enviarse por email
- O debes darlo manualmente
¿Qué pasa si registro en sucursal equivocada?
El pago queda registrado en la sucursal que tenías activa. Si es incorrecto:
- Coordina internamente traslado de efectivo
- O contacta administrador para corrección
Prevención: Verifica sucursal activa antes de registrar.
¿Puedo registrar un pago de hace días?
Sí, puedes registrar pagos atrasados. El sistema toma la fecha actual del registro.
Nota: Algunos sistemas permiten elegir fecha pasada (pregunta a tu administrador).
¿Se genera nueva factura al pagar?
No. El pago se aplica a una factura existente. Las facturas se crean en el módulo de Ventas, no aquí.
¿Dónde veo historial de todos los pagos?
Normalmente en sección de Reportes o consultando directamente con administrador.
¿Cliente puede pagar más de lo que debe?
No. Sistema no permite pagos mayores al saldo pendiente.
¿Qué pasa con el dinero real?
El sistema solo REGISTRA el pago digitalmente. El dinero físico:
- Efectivo: Guardas en caja registradora
- Tarjeta: Va a tu cuenta bancaria
- Transferencia: Ya está en tu cuenta bancaria
Tu responsabilidad es cuadrar físico con digital al final del día.