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Cuentas por Cobrar

¿Qué es Cuentas por Cobrar?​

Es la lista de todos los clientes que actualmente te deben dinero por compras a crédito. Aquí puedes ver quién debe, cuánto debe, y registrar sus pagos.

¿Cómo acceder?​

  1. Ve al menú "Crédito y Cobranza"
  2. Por defecto se abre en la pestaña "Cuentas por Cobrar"

Información que Muestra​

Tarjetas de Estadísticas​

En la parte superior verás 4 tarjetas con información general:

💰 Saldo Total Pendiente​

Qué es: Suma de todo el dinero que te deben todos los clientes.

Ejemplo: Si 5 clientes te deben en total RD$ 125,000.00

Color: Rojo (alerta de dinero pendiente de cobro)

👥 Clientes con Saldo​

Qué es: Cantidad de clientes que actualmente tienen deuda.

Ejemplo: 12 clientes

Útil para: Saber cuántos clientes tienes que cobrarles

📋 Facturas Pendientes​

Qué es: Total de facturas sin pagar o parcialmente pagadas.

Ejemplo: 28 facturas

Nota: Un cliente puede tener varias facturas pendientes

💳 Promedio por Cliente​

Qué es: Cuánto debe en promedio cada cliente.

Cálculo: Saldo Total ÷ Cantidad de Clientes

Ejemplo: RD$ 125,000 ÷ 12 = RD$ 10,416.67 por cliente

Útil para: Evaluar el perfil de tus cuentas por cobrar

Tabla de Clientes con Deuda​

Columnas de la Tabla​

Cliente​

  • Nombre completo: Nombre y apellido
  • Código: Identificador único (ej: CLI-0025)

Contacto​

  • Email: Correo electrónico (si lo tiene)
  • Teléfono: Número de contacto (si lo tiene)

Para qué sirve: Comunicarte para recordar pagos

Límite de Crédito​

Qué es: Máximo que puede deber este cliente.

Ejemplo: RD$ 50,000.00

Color: Texto normal

Saldo Pendiente​

Qué es: Cuánto debe ahora mismo.

Ejemplo: RD$ 35,000.00

Color: Rojo (deuda)

Importante: Esta es la cantidad que necesitas cobrar

Disponible​

Qué es: Cuánto más puede comprar a crédito sin pagar.

Cálculo: Límite - Saldo Pendiente = Disponible

Ejemplo:

Límite: RD$ 50,000
Saldo: RD$ 35,000
Disponible: RD$ 15,000

Colores:

  • 🟢 Verde: Tiene crédito disponible
  • 🔴 Rojo: No tiene crédito disponible (alcanzó límite)

Facturas​

Qué es: Cantidad de facturas pendientes de este cliente.

Ejemplo: 3 facturas

Badge: Número en círculo gris

Acciones​

Botón "Recibir Pago":

  • Color verde
  • Ícono de flecha hacia abajo
  • Abre diálogo de pago

Búsqueda y Filtros​

Barra de Búsqueda​

Puedes buscar por:

  • Código del cliente
  • Nombre
  • Email
  • Teléfono

Características:

  • ✅ Búsqueda en tiempo real
  • ✅ No distingue mayúsculas/minúsculas
  • ✅ Encuentra coincidencias parciales

Ejemplo:

Buscar "809" → Encuentra clientes con teléfono que contenga 809
Buscar "Juan" → Encuentra "Juan Pérez", "Juana López", etc.

Elementos por Página​

Opciones:

  • 5 por página
  • 10 por página (predeterminado)
  • 25 por página
  • 50 por página

Cuándo usar cada uno:

  • 5: Lista corta, revisión rápida
  • 10: Uso normal diario
  • 25: Buscar en muchos registros
  • 50: Exportar o revisar todo

Paginación​

Si tienes más clientes que los que caben en una página, verás controles de navegación:

Controles:

  • ← Anterior: Va a página previa
  • Números: Páginas disponibles (ej: 1, 2, 3, 4, 5)
  • → Siguiente: Va a página siguiente

Indicador:

Mostrando 11-20 de 47 clientes

Ordenamiento​

Los clientes se muestran ordenados por saldo pendiente de mayor a menor:

Ejemplo:

  1. Cliente A: RD$ 85,000 (primero)
  2. Cliente B: RD$ 52,000
  3. Cliente C: RD$ 30,000
  4. Cliente D: RD$ 12,000 (último)

Lógica: Los que más deben aparecen primero para priorizarlos en cobranza.

Registrar un Pago​

Paso 1: Seleccionar Cliente​

  1. Busca al cliente en la lista
  2. Haz clic en botón "Recibir Pago" (verde)
  3. Se abre diálogo de pago

Paso 2: Revisar Información del Cliente​

Se muestra:

  • Límite de Crédito: Cuánto puede deber en total
  • Saldo Pendiente: Cuánto debe ahora (en rojo)
  • Crédito Disponible: Cuánto puede seguir comprando

Ejemplo:

┌─────────────────────────────────────────────┐
│ Límite: RD$ 50,000.00                       │
│ Saldo: RD$ 35,000.00 (rojo)                 │
│ Disponible: RD$ 15,000.00 (verde)           │
└─────────────────────────────────────────────┘

Paso 3: Seleccionar Factura​

Tabla de facturas pendientes:

FacturaTotalPendienteAcción
FAC-0125RD$ 15,000RD$ 15,000[Seleccionar]
FAC-0132RD$ 20,000RD$ 10,000[Seleccionar]
FAC-0145RD$ 10,000RD$ 10,000[Seleccionar]

Información por factura:

  • Factura: Número de factura
  • NCF: Comprobante fiscal (si tiene)
  • Total: Monto original de la factura
  • Pendiente: Cuánto falta por pagar (en rojo)
  • Botón Seleccionar: Elige esta factura para aplicar pago

Paso 4: Configurar el Pago​

Campo: Monto del Pago *​

Qué ingresar: Cantidad que el cliente está pagando.

Características:

  • Campo numérico con decimales
  • Ícono de dólar ($)
  • Mínimo: 0.01
  • Máximo: Saldo pendiente total

Validaciones:

  • ❌ No puede ser mayor al saldo pendiente total
  • ❌ No puede ser mayor al pendiente de la factura seleccionada
  • ❌ Debe ser mayor a 0

Auto-completado: Al seleccionar factura, se llena con el monto pendiente de esa factura.

Ejemplo:

Factura pendiente: RD$ 15,000
Campo se llena automáticamente con: 15000
Puedes cambiarlo a: 10000 (pago parcial)

Campo: Método de Pago *​

Opciones:

  1. 💵 Efectivo

    • Cliente paga en dinero físico
    • Referencia: Opcional

  2. 💳 Tarjeta

    • Cliente paga con tarjeta
    • Referencia: Obligatoria (número de voucher)

  3. 🏦 Transferencia

    • Cliente transfiere desde su banco
    • Referencia: Obligatoria (número de transacción)

Importante: Para tarjeta y transferencia, DEBES ingresar número de referencia.

Campo: Sucursal​

Qué muestra: Sucursal activa actual (automático).

Ejemplo: Sucursal Principal

No editable: Se toma la sucursal que tienes seleccionada en el sistema.

⚠️ Si no hay sucursal activa: El sistema te avisa y no puedes registrar pago.

Campo: Referencia​

Cuándo es obligatorio:

  • ✅ Tarjeta: Sí (número de voucher)
  • ✅ Transferencia: Sí (número de transacción)
  • ⚪ Efectivo: No

Ejemplo de referencia:

Tarjeta: 1234567890
Transferencia: TRF-2024-0312-001
Efectivo: (dejar vacío o poner cualquier nota)

Para qué sirve:

  • Auditoría
  • Verificación de pagos
  • Rastreo de transacciones
  • Conciliación bancaria

Campo: Notas (opcional)​

Qué ingresar: Cualquier observación sobre el pago.

Ejemplos:

"Cliente pagó en dos billetes de RD$ 5,000"
"Pago correspondiente a factura atrasada"
"Abono a cuenta"
"Pago con descuento autorizado por gerencia"

Límite: Texto libre sin límite específico.

Paso 5: Registrar el Pago​

  1. Revisa que todo esté correcto
  2. Haz clic en "Registrar Pago" (botón verde)
  3. Sistema procesa:
    • ✅ Crea registro de pago (con número PAG-XXXX)
    • ✅ Reduce saldo pendiente del cliente
    • ✅ Actualiza estado de la factura
    • ✅ Aumenta crédito disponible
  4. Mensaje: "Pago registrado exitosamente"
  5. Diálogo se cierra
  6. Lista se actualiza automáticamente

Actualizaciones Automáticas​

Después de Registrar un Pago​

Lo que cambia automáticamente:

En el Cliente​

Saldo Pendiente: RD$ 35,000 → RD$ 25,000 (si pagó RD$ 10,000)
Crédito Disponible: RD$ 15,000 → RD$ 25,000

En la Factura​

Estado: PENDING → PARTIAL (si es pago parcial)
Estado: PARTIAL → PAID (si se completa el pago)

En la Lista​

  • Cliente puede desaparecer si saldo llega a 0
  • Facturas pendientes disminuyen
  • Estadísticas se actualizan

Casos de Uso​

Caso 1: Cliente Paga Factura Completa​

Situación: Cliente debe RD$ 15,000 en una factura y viene a pagar todo.

Pasos:

  1. Buscar cliente: "Juan Pérez"
  2. Ver que debe RD$ 15,000
  3. Clic en "Recibir Pago"
  4. Seleccionar factura FAC-0125 (pendiente: RD$ 15,000)
  5. Monto se llena automático: 15000
  6. Método de pago: Efectivo
  7. Referencia: (vacío)
  8. Notas: (vacío)
  9. Clic en "Registrar Pago"

Resultado:

  • ✅ Pago registrado: PAG-0050
  • ✅ Factura FAC-0125 → Estado: PAID
  • ✅ Saldo cliente: RD$ 15,000 → RD$ 0
  • ✅ Cliente desaparece de lista (ya no debe)

Caso 2: Pago Parcial de Factura​

Situación: Cliente debe RD$ 20,000 pero solo abona RD$ 10,000.

Pasos:

  1. Buscar cliente
  2. Clic en "Recibir Pago"
  3. Seleccionar factura (pendiente: RD$ 20,000)
  4. Cambiar monto a: 10000
  5. Método: Efectivo
  6. Notas: "Abono a cuenta, pagará resto próxima semana"
  7. "Registrar Pago"

Resultado:

  • ✅ Pago registrado: PAG-0051
  • ✅ Factura → Estado: PARTIAL
  • ✅ Pendiente factura: RD$ 20,000 → RD$ 10,000
  • ✅ Saldo cliente se reduce en RD$ 10,000
  • ✅ Cliente permanece en lista (aún debe)

Caso 3: Cliente con Varias Facturas Paga Una​

Situación: Cliente tiene 3 facturas pendientes, paga solo la primera.

Facturas:

  • FAC-0120: RD$ 5,000 (pendiente)
  • FAC-0135: RD$ 8,000 (pendiente)
  • FAC-0142: RD$ 12,000 (pendiente)

Total debe: RD$ 25,000

Pasos:

  1. Clic en "Recibir Pago"
  2. Ver las 3 facturas en la lista
  3. Seleccionar FAC-0120 (RD$ 5,000)
  4. Monto: 5000 (auto-completado)
  5. Método: Tarjeta
  6. Referencia: 9876543210
  7. "Registrar Pago"

Resultado:

  • ✅ FAC-0120 → PAID (completa)
  • ⚪ FAC-0135 → PENDING (sin cambios)
  • ⚪ FAC-0142 → PENDING (sin cambios)
  • ✅ Saldo cliente: RD$ 25,000 → RD$ 20,000
  • ✅ Facturas pendientes: 3 → 2

Caso 4: Pago con Transferencia​

Situación: Cliente transfiere dinero desde su banco.

Pasos:

  1. Cliente avisa que hizo transferencia
  2. Verificas en tu banco: RD$ 30,000 recibidos
  3. Abres "Recibir Pago" para ese cliente
  4. Seleccionas la factura
  5. Monto: 30000
  6. Método: Transferencia
  7. Referencia: TRF-2024-0315-456 (obligatorio)
  8. Notas: "Transferencia verificada en cuenta XXXX-1234"
  9. "Registrar Pago"

Resultado:

  • ✅ Pago documentado con referencia bancaria
  • ✅ Trazabilidad completa para auditoría
  • ✅ Cliente actualizado

Caso 5: Intentar Registrar Pago Inválido​

Situación: Cliente dice que pagó RD$ 50,000 pero solo debe RD$ 30,000.

Pasos:

  1. Ingresar monto: 50000
  2. Intentar "Registrar Pago"

Sistema valida: ❌ Error: "El monto del pago (RD$ 50,000.00) excede el saldo pendiente (RD$ 30,000.00)"

Solución:

  • Corregir monto a máximo RD$ 30,000
  • O verificar con cliente si hay confusión

Validaciones del Sistema​

Al Abrir Diálogo de Pago​

✅ Sistema verifica:

  • Cliente existe y está activo
  • Cliente tiene saldo pendiente > 0
  • Hay facturas pendientes para mostrar

Al Registrar Pago​

✅ Sistema valida:

Monto:

  • ✓ Es mayor a 0
  • ✓ No excede saldo pendiente del cliente
  • ✓ No excede saldo pendiente de la factura

Factura:

  • ✓ Se seleccionó una factura
  • ✓ Factura pertenece al cliente
  • ✓ Factura está pendiente o parcial

Método de Pago:

  • ✓ Si es Tarjeta → Referencia obligatoria
  • ✓ Si es Transferencia → Referencia obligatoria

Sucursal:

  • ✓ Hay sucursal activa
  • ✓ Sucursal pertenece al tenant

Si alguna validación falla: Sistema muestra error específico y no registra el pago.

Mensajes del Sistema​

Éxito​

✅ Pago registrado exitosamente

Errores Comunes​

Sin sucursal activa:

❌ No hay sucursal activa
Seleccione una sucursal en el menú superior

Sin factura seleccionada:

❌ Seleccione una factura
Debe seleccionar una factura para aplicar el pago

Monto inválido:

❌ Ingrese un monto válido

Monto excede saldo:

❌ El monto excede el saldo pendiente del cliente

Referencia faltante:

❌ La referencia es obligatoria
Debe ingresar una referencia para pagos con tarjeta

Información del Comprobante​

Cada pago genera un número único:

Formato: PAG-0001, PAG-0002, PAG-0003...

Para qué sirve:

  • Identificar el pago
  • Rastrear transacciones
  • Auditorías
  • Referencias internas

Dónde se usa:

  • Historial de pagos
  • Reportes de cobranza
  • Conciliación de caja

Permisos Necesarios​

Ver Cuentas por Cobrar​

Permiso: VIEW

Qué permite: Ver la lista de clientes con deudas

Sin este permiso: No ves el módulo

Recibir Pagos​

Permiso: CAN_RECEIVE_PAYMENT

Qué permite: Registrar pagos de clientes

Sin este permiso:

  • ❌ No ves botón "Recibir Pago"
  • ❌ No puedes cobrar

Quién debe tenerlo: Cajeros, encargados de cobranza

Mejores Prácticas​

✅ Revisa Diariamente​

Abre Cuentas por Cobrar cada mañana para:

  • Ver quién debe
  • Priorizar cobros
  • Llamar clientes atrasados

✅ Prioriza Saldos Altos​

Los clientes con más deuda aparecen primero. Enfócate en cobrarles primero.

✅ Documenta Todo​

Siempre ingresa:

  • Referencia para tarjeta/transferencia
  • Notas si hay algo especial
  • Verifica montos antes de registrar

✅ Registra Inmediatamente​

No esperes al final del día. Registra pagos apenas los recibas para:

  • Evitar olvidos
  • Actualizar crédito disponible del cliente
  • Mantener registros precisos

✅ Verifica Referencia Bancaria​

Para transferencias:

  1. Cliente dice que transfirió
  2. Verifica en tu banco online que recibiste
  3. Anota número de transacción exacto
  4. Registra el pago con referencia

✅ Comunica Claramente​

Al cobrar:

  • Confirma monto con cliente
  • Indica qué factura estás cobrando
  • Entrega comprobante si lo solicita

Preguntas Frecuentes​

¿Por qué un cliente no aparece en la lista?​

Razones posibles:

  • No tiene saldo pendiente (no debe nada)
  • No está activo en el sistema
  • No tiene crédito habilitado
  • Todas sus facturas están pagadas

¿Puedo aplicar un pago a varias facturas a la vez?​

No en un solo pago. Debes registrar pagos separados para cada factura.

Alternativa: El cliente puede hacer varios pagos consecutivos.

¿Qué pasa si registro un pago por error?​

No puedes eliminar pagos desde la interfaz. Contacta al administrador del sistema para corregir.

Prevención: Verifica bien antes de clic en "Registrar Pago".

¿El cliente puede pagar más de lo que debe?​

No. El sistema no permite pagos mayores al saldo pendiente.

¿Puedo cobrar a un cliente sin crédito habilitado?​

No aparecerá en "Cuentas por Cobrar" si no tiene crédito habilitado o no tiene deuda.

¿Se genera factura nueva al registrar pago?​

No. El pago se aplica a una factura existente. No se crea nueva factura.

¿Dónde veo el historial de pagos de un cliente?​

En Reportes (si está disponible) o exportando historial de pagos del sistema.

¿El pago se refleja inmediatamente?​

Sí. En cuanto registras el pago:

  • Saldo se actualiza
  • Factura cambia de estado
  • Crédito disponible aumenta

¿Puedo editar un pago después de registrarlo?​

No directamente. Contacta al administrador si cometiste un error.

¿Qué pasa si cliente paga en la sucursal incorrecta?​

El pago se registra en la sucursal activa. Si es en la incorrecta, coordina internamente la transferencia de efectivo.

Próximos Pasos​