Métodos de Pago
Introducción
CloudSuite Pro soporta 4 métodos de pago diferentes para adaptarse a las necesidades de su negocio y preferencias de sus clientes. Cada método tiene características específicas y requisitos particulares que debe conocer.
Métodos disponibles
| Método | Ícono | Requiere referencia | Afecta caja | Disponibilidad inmediata |
|---|---|---|---|---|
| Efectivo | 💵 | No | Sí | Sí |
| Tarjeta | 💳 | Sí | No (vouchers) | Según banco |
| Transferencia | 🏦 | Sí | No (vouchers) | Según confirmación |
| Crédito | 🤝 | No | No | Diferida |
💵 Efectivo
¿Qué es?
Pago en moneda física (billetes y monedas de pesos dominicanos). Es el método más directo y común en el comercio minorista.
Características
- ✅ No requiere referencia: Solo seleccione "Efectivo" y procese la venta
- ✅ Disponibilidad inmediata: El dinero está en caja instantáneamente
- ✅ Sin comisiones: No hay costos adicionales
- ✅ Afecta el cuadre de caja: Se suma al efectivo esperado al cerrar la sesión
Cómo usarlo
- El cliente le entrega el efectivo
- Verifique los billetes (autenticidad)
- En el POS, "Efectivo" ya está seleccionado por defecto
- Procese la venta
- Calcule y devuelva el cambio (si aplica)
- Entregue la factura al cliente
Ejemplo:
- Total: RD$1,180.00
- Cliente paga: RD$1,200.00
- Cambio a devolver: RD$20.00
El sistema muestra el total a cobrar, pero no calcula el cambio automáticamente. Debe calcularlo mentalmente o usar una calculadora.
Impacto en sesión de caja
Apertura: RD$3,000.00
+ Ventas efectivo: RD$15,000.00
- Gastos de caja: RD$500.00
─────────────────────────────────
Efectivo esperado: RD$17,500.00
Al cerrar, debe tener este monto en billetes y monedas físicas.
Consideraciones
✅ Ventajas:
- Proceso rápido
- Sin dependencias tecnológicas
- Control total del flujo
⚠️ Desventajas:
- Riesgo de billetes falsos
- Riesgo de robo
- Requiere cambio disponible
- Necesita contar al cierre
💡 Consejos:
- Mantenga siempre cambio disponible
- Use detector de billetes falsos
- No acumule mucho efectivo en caja (haga cortes parciales)
- Cuente el efectivo delante del cliente para evitar confusiones
💳 Tarjeta (Débito y Crédito)
¿Qué es?
Pago mediante tarjetas bancarias procesadas a través de una terminal punto de venta (POS físico). Incluye tarjetas de débito y crédito.
Características
- ⚠️ Requiere número de voucher: OBLIGATORIO ingresar
- ✅ No afecta el efectivo de caja: Va a vouchers
- 📱 Requiere terminal bancaria: Equipo físico del banco
- 🏦 Depósito posterior: El banco deposita en 24-48 horas
- 💰 Puede tener comisiones: Según acuerdo con el banco
Cómo usarlo
-
Agregue los productos al carrito
-
Seleccione "Tarjeta" en el método de pago
-
Procese el pago en la terminal bancaria (fuera del sistema):
- Inserte o deslice la tarjeta
- Cliente ingresa su PIN (para débito)
- Espere la autorización
- Imprima el voucher
-
En el sistema:
- Ingrese el número de voucher en el campo "Referencia de pago"
- Ejemplo:
123456789 - Ejemplo:
AUTH-789012
-
Haga clic en "Procesar Pago"
-
Confirme la venta
-
Entregue al cliente:
- Copia del voucher de la terminal
- Factura impresa del sistema
SIEMPRE ingrese el número de voucher. Este es el único respaldo que tiene para verificar el pago con el banco. Sin el número de voucher, será imposible conciliar los depósitos bancarios.
Ejemplo de voucher
┌──────────────────────────────┐
│ BANCO POPULAR │
│ Terminal: 12345678 │
│ Fecha: 15/03/2024 10:30 │
│ Tarjeta: ****1234 │
│ Monto: RD$1,180.00 │
│ Aprobación: 789012 ← ESTE NÚMERO
│ Ref: 123456789 ← O ESTE
└──────────────────────────────┘
Ingrese el número de "Aprobación" o "Ref" en el sistema.
Impacto en sesión de caja
Vouchers esperados:
+ Ventas tarjeta: RD$8,000.00
+ Ventas transferencia: RD$2,000.00
─────────────────────────────────
Total vouchers: RD$10,000.00
Al cerrar, debe tener vouchers físicos que sumen este monto.
Consideraciones
✅ Ventajas:
- Menos riesgo que efectivo
- Cliente puede pagar montos mayores
- Depósito automático en cuenta
- Rastro digital de la transacción
⚠️ Desventajas:
- Depende de terminal bancaria y electricidad
- Comisiones bancarias (usualmente 2-3%)
- Disponibilidad diferida (1-2 días)
- Puede fallar por problemas de conexión
💡 Consejos:
- Tenga un plan B si falla la terminal (WiFi, 4G)
- Organice los vouchers por día
- Guarde los vouchers hasta confirmar el depósito bancario
- Concilie semanalmente con estados de cuenta
🏦 Transferencia Bancaria
¿Qué es?
El cliente transfiere el monto desde su cuenta bancaria a la cuenta de su negocio mediante banca móvil, internet banking o ATM.
Características
- ⚠️ Requiere referencia: OBLIGATORIO ingresar el número de transferencia
- ✅ No afecta el efectivo de caja: Va a vouchers
- 📱 Cliente usa su dispositivo: No requiere equipo especial
- ⚠️ Debe confirmar recepción: Verificar en banca en línea que el dinero llegó
- 🏦 Disponibilidad inmediata o minutos: Según banco
Cómo usarlo
-
Agregue los productos al carrito
-
Seleccione "Transferencia" en el método de pago
-
Proporcione al cliente los datos bancarios de su negocio:
- Nombre de la cuenta
- Número de cuenta
- Banco
- Concepto (opcional): Número de factura o referencia
-
Cliente realiza la transferencia desde su app/banca en línea
-
Verifique la transferencia:
- Abra su app de banco o banca en línea
- Confirme que el monto fue recibido
- Anote el número de referencia de la transferencia
-
En el sistema:
- Ingrese la referencia de transferencia en el campo
- Ejemplo:
REF-20240315-001 - Ejemplo:
0012345678 - Ejemplo:
TRF123456
-
Procese la venta
-
Entregue la factura al cliente
NO procese la venta hasta confirmar que recibió el dinero. Algunos clientes pueden mostrar un comprobante falso o de otra transacción. Siempre verifique en su banco antes de entregar el producto.
Ejemplo de comprobante de transferencia
┌──────────────────────────────┐
│ BANCA MÓVIL │
│ Transferencia exitosa │
│ Fecha: 15/03/2024 10:30 │
│ Destino: TU NEGOCIO S.R.L │
│ Cuenta: *****4567 │
│ Monto: RD$1,180.00 │
│ Referencia: REF001234 ← ESTE NÚMERO
│ Estado: ✓ Completada │
└──────────────────────────────┘
Impacto en sesión de caja
Se suma a "Vouchers esperados" igual que las tarjetas:
Vouchers esperados:
+ Ventas tarjeta: RD$8,000.00
+ Ventas transferencia: RD$2,000.00
─────────────────────────────────
Total vouchers: RD$10,000.00
Consideraciones
✅ Ventajas:
- Sin comisiones (usualmente)
- Disponibilidad casi inmediata
- No requiere terminal ni equipo especial
- Rastro digital completo
⚠️ Desventajas:
- Requiere verificación manual
- Cliente y negocio deben tener cuenta bancaria
- Depende de internet (cliente y negocio)
- Puede haber límites diarios por banco
💡 Consejos:
- Tenga una cuenta con notificaciones instantáneas habilitadas
- Guarde screenshot/comprobante del cliente por cualquier diferencia
- Mantenga los datos bancarios visibles en un cartel
- Considere tener cuentas en varios bancos para facilitar transferencias
🤝 Crédito (A cuenta del cliente)
¿Qué es?
El cliente no paga inmediatamente. Se le otorga un plazo para pagar posteriormente. La deuda queda registrada en su cuenta por cobrar.
Características
- 👤 Requiere cliente seleccionado: OBLIGATORIO
- 🔒 Cliente debe tener crédito habilitado: Configurado previamente
- 💳 Límite de crédito: El sistema valida que no exceda el límite
- 📅 Pago diferido: Cliente paga después (días, semanas o según acuerdo)
- 📊 Afecta cuentas por cobrar: Se registra como deuda pendiente
Requisitos previos
Para vender a crédito, el cliente debe cumplir:
- ✅ Estar registrado en el sistema
- ✅ Tener la opción "Permitir crédito" activada
- ✅ Tener un límite de crédito configurado (o ilimitado)
- ✅ No haber excedido su límite de crédito
Cómo usarlo
-
Agregue los productos al carrito
-
Busque y seleccione el cliente:
- Escriba su nombre, RNC o identificación
- Selecciónelo de los resultados
-
Verifique su información:
👤 Juan Pérez S.R.L
📄 RNC: 131-123456-7
💳 Crédito: Habilitado
💰 Límite: RD$50,000.00
📊 Balance actual: RD$20,000.00
✅ Disponible: RD$30,000.00 -
Seleccione "Crédito" en el método de pago
-
El sistema valida automáticamente:
- ¿Tiene crédito habilitado? ✓
- ¿El monto excede el límite? Si excede → ❌ Error
-
Si todo es correcto, procese la venta
-
La venta se registra en Cuentas por Cobrar automáticamente
Ejemplo:
- Límite de crédito: RD$50,000.00
- Balance actual (lo que debe): RD$20,000.00
- Compra nueva: RD$25,000.00
- ✅ Permitido: 20,000 + 25,000 = 45,000 < 50,000
Si intentara comprar RD$35,000:
- 20,000 + 35,000 = 55,000 > 50,000
- ❌ Error: "El monto excede el crédito disponible"
Impacto en cuentas
Sesión de caja:
- NO afecta el efectivo
- NO afecta los vouchers
- Solo se registra la venta en el sistema
Cuentas por Cobrar:
- Se crea una cuenta por cobrar por el monto de la venta
- Balance del cliente aumenta
- Crédito disponible disminuye
Balance anterior: RD$20,000.00
+ Nueva venta: RD$25,000.00
─────────────────────────────────
Nuevo balance: RD$45,000.00
Límite de crédito: RD$50,000.00
- Balance actual: RD$45,000.00
─────────────────────────────────
Crédito disponible: RD$5,000.00
Consideraciones
✅ Ventajas:
- Fideliza clientes corporativos
- Permite ventas de montos mayores
- Sin dependencia de efectivo o tarjetas
- Facilita el flujo comercial
⚠️ Desventajas:
- Riesgo de incobrabilidad
- Afecta el flujo de caja del negocio
- Requiere gestión de cobranza
- Puede generar cuentas incobrables
💡 Consejos:
- Solo otorgue crédito a clientes de confianza
- Establezca límites prudentes
- Revise el historial de pago antes de aprobar créditos grandes
- Haga seguimiento regular de pagos
- Use el módulo de Crédito y Cobranza para gestionar pagos
Permisos
Por defecto, no todos los cajeros pueden vender a crédito. Se requiere el permiso:
- CAN_SELL_CREDIT: Permite procesar ventas a crédito
Si no tiene este permiso, la opción "Crédito" no estará disponible o mostrará un error al intentar usarla.
Cambiar método de pago predeterminado
Por defecto, el sistema usa Efectivo como método predeterminado. Si su negocio usa principalmente otro método (ej: tarjeta), puede configurarlo:
- Vaya a Configuración → Mi Empresa → Configuración del Sistema
- En "Método de pago predeterminado", seleccione su preferencia
- Guarde los cambios
Desde ese momento, cada nueva venta usará ese método por defecto.
Combinación de métodos de pago
CloudSuite Pro NO soporta pagos mixtos en una misma venta. El cliente debe pagar con UN SOLO método de pago.
No permitido:
- ❌ RD$500 en efectivo + RD$680 en tarjeta
- ❌ RD$1,000 en tarjeta + RD$180 en transferencia
Solución: El cliente debe seleccionar un solo método para el total de la compra.
Resumen comparativo
| Aspecto | Efectivo | Tarjeta | Transferencia | Crédito |
|---|---|---|---|---|
| Disponibilidad inmediata | ✅ Sí | ⚠️ 1-2 días | ✅ Minutos | ❌ Diferida |
| Requiere referencia | ❌ No | ✅ Sí | ✅ Sí | ❌ No |
| Comisiones | ❌ No | ✅ Sí (2-3%) | ❌ Usualmente no | ❌ No |
| Riesgo | Robo/falsos | Bajo | Bajo | Incobrables |
| Requiere equipo | ❌ No | ✅ Terminal | ❌ No | ❌ No |
| Cliente debe tener | Efectivo | Tarjeta | Cuenta banco | Crédito aprobado |
| Afecta caja efectivo | ✅ Sí | ❌ No | ❌ No | ❌ No |
| Cuadre de caja | Conteo físico | Vouchers | Vouchers | N/A |
Próximos pasos
- Procesar una Venta - Guía completa de ventas
- Ventas con Clientes y NCF - Facturación con comprobantes
- Sesiones de Caja - Cuadre de efectivo y vouchers
- Crédito y Cobranza - Gestionar ventas a crédito